Умный выбор меняющихся технологий

Система бюджетирования

Рембыттехника
Отрасль: Торговля, ТНП, услуги

Задачи

Проект начался с выяснения потребностей и ожиданий менеджеров от внедрения новой системы бюджетирования. В ходе бесед и изучения сложившейся практики были сформулированы основные задачи проекта и видение той системы, которая удовлетворяла бы руководство и функциональных менеджеров.

К началу проекта в компании действовал регламент бюджетного планирования, согласно которому данные собирались в виде электронных таблиц, которые затем сводились финансовым департаментом в итоговые бюджеты. Типичной была ситуация, когда новый период начинался с неутвержденным бюджетом, а итоговый бюджет компании представлял собой набор электронных таблиц MS Excel, весьма сложный для дальнейшей консолидации. При этом руководители подразделения не имели возможность оперативно получать информацию об исполнении бюджета. 

Текущая ситуация требовала поиска новых инструментов поддержки процесса бюджетирования, в который были бы вовлечены как удаленные филиалы, так и департаменты головного офиса. Для руководителей департаментов и филиалов была важна понятность и правильность расчета целевых показателей деятельности, нормативов затрат, прозрачность процедуры сбора бюджета, возможность видеть в реальном времени достижение запланированных показателей, осуществлять самостоятельное планирование закрепленных за ними статей и рассматривать не один, а несколько возможных вариантов плана.

Также выбранная информационная система должна была быть легко масштабируема в целях оперативного вовлечения новых филиалов и салонов продаж в бюджетный процесс.

Одной из самых важных задач было обеспечение оперативной консолидации планов, занимавшее много времени в работе экономического отдела и служившее источником постоянных ошибок и трений между финансовым департаментом и держателями бюджетов – руководителями центров ответственности.

Решение

Решить вышеперечисленные проблемы должна была новая информационная система, объединяющая в себе как возможности реализации методологии бюджетирования, так и активного вовлечения в процесс менеджеров и собственников компании в качестве основных участников.

В качестве инструмента для решения этих задач была выбрана  система Cognos EP от корпорации Cognos, мирового лидера в сфере программного обеспечения для управления эффективностью бизнеса (Corporate Perfomance management).

Ядром системы является финансовая модель компании, которая описывает все существенные с точки зрения бюджетирования объекты компании: финансовую структуру, показатели деятельности, классификаторы и справочники. В модель также включены все форматы бюджетов и отчетов, алгоритмы расчета показателей и взаимосвязи между ними.

Для реализации проекта в качестве консультантов были приглашены команды Невской консалтинговой компании и компании IBS. Группа питерских специалистов взяла на себя работы по разработке финансовой модели, внедрению и обучению. Консультанты IBS осуществляли технологическую поддержку внедрения.

Результат

Проект длился 3 месяца. За это время совместная команда сотрудников компании и консультантов разработала и внедрила систему, передав ее в промышленную эксплуатацию.

Успех и оперативность внедрения обеспечили грамотные подходы к ведению проекта, как со стороны консультантов, так и со стороны заказчика. Готовность компании к переменам и согласованность действий консультантов и специалистов компании сделали возможным оперативное и органичное изменение бюджетного процесса.

Усилиями совместной команды консультантов и специалистов Рембыттехники уже через девять недель после начала работ информационная финансовая модель была реализована в среде Cognos EP и система была запущена в опытную эксплуатацию.

Процесс формирования бюджета в новой системе начался сразу же после запуска в опытную эксплуатацию. Оставшееся до конца проекта время было посвящено отработке процедур сбора бюджетного факта и выполнения соответствующих настроек системы оперативного учета.

В результате проекта, созданная информационно-аналитическая система позволила компании кардинально сократить время на подготовку бюджета. Квартальный бюджет собирается за несколько дней. Это позволило гораздо больше времени уделять анализу и проработке различных вариантов при создании плана, что в конечном итоге привело к повышению точности планирования и созданию бюджета, отражающего реальную жизнь компании.

Информационная система полностью отражает финансовую структуру компании и все многообразие бюджетных форм, которые используются в ходе подготовки бюджета. В системе нашли отражение новые алгоритмы расчетов, которые невозможно было корректно реализовать в электронных таблицах.

Руководители подразделений в режиме реального времени имеют возможность видеть исполнение своего бюджета и своевременно вносить коррективы в текущую деятельность.

По итогам проекта  компания существенно поменяла саму методологию бюджетного планирования, сделав ее ориентированной на те решения, которые приходится принимать менеджерам компании.

Компания IBS – лидер российского рынка консалтинга и информационных технологий. Компания предоставляет идеи, механизмы, инфраструктуру и ресурсы для роста и повышения эффективности деятельности своих клиентов за счет внедрения передовых управленческих и информационных технологий.

Невская Консалтинговая Компания специализируется на управленческом консалтинге, в том числе постановке систем бюджетного планирования и контроля, экономическому моделированию, проектированию и внедрению автоматизированных решений для бюджетирования.

Материалы по продукту

Запросить контакты или подробности