Ростислав Братухин, начальник отдела роботизации и управления контентом IBS, выступил на деловом завтраке CFO Russia «Управление затратами на предприятии как эффективный метод сохранения конкурентоспособности». Эксперт рассказал о том, как уже сейчас можно снизить трудозатраты и обогнать конкурентов с помощью офисных роботов.

Больше ручного труда – больше ошибок

Как правило, сотрудники в офисе тратят 22% времени на повторяющиеся ручные задачи: работу с документами, сравнение, копирование и внесение данных в разрозненные ИТ-системы, отправку типовых сообщений. Даже вход и выход из разных программ отнимает время и внимание. 1/5 рабочего времени уходит на неэффективные и незначительные операции.
Кроме того, при ручной обработке сотрудник «тонет» в информации, качество его работы падает. Примечательно, что почти 90% всех ошибок происходит из-за человеческого фактора.
70-80% таких задач можно автоматизировать, а у сотрудника появится больше ресурса, чтобы сконцентрироваться на критически важных целях.

Робот справится за минуту

Чтобы упростить бизнес-процессы, компания может внедрить в работу принцип Robotic Process Automation (RPA).

RPA – это подход к автоматизации бизнес-процессов, при котором программа (робот) забирает рутинные задачи по заданным правилам. Например, процессный робот может выполнять действия в учетных системах по инструкциям, интегрировать IT-системы между собой. Робот-аналитик собирает данные и сравнивает массивы, администратор занимается рассылками и напоминаниями, контентный робот – опознает тексты и т. д.

При этом программы тесно взаимодействуют с сотрудниками, особенно в моменты, когда требуется принятие экспертного решения.

Роботизация освобождает до 22% времени сотрудника на интеллектуальные задачи, сокращает затраты на персонал до 15%, число ошибок – до нуля. Там, где человеку нужно 15 минут, робот управится за 1 минуту.

Роботизировать можно следующие процессы:

• большое количество операций по вводу или переносу данных;
• простые ручные задачи, которые отнимают время у высококвалифицированных сотрудников;
• ввод данных, подверженный частым человеческим ошибкам;
• процессы, которые вы не можете масштабировать, пока не наймёте больше людей;
• задачи, которые вы рассматриваете для передачи на аутсорсинг, но хотите оставить у себя;
• процессы, которые требуют большого количества корректировок;
• процессы, в которых приложения создают узкие места.

Кейс успешного внедрения RPA

Крупнейший дистрибьютор электротехнических компонентов, в контуре которого работают 43 торговых представительства.

Благодаря внедрению RPA собирается и анализируется информация о ценах на продукцию конкурентов. Программы мониторят их сайты и анализируют информацию по выстроенным параметрам (бренды, цены, поставщики, рейтинги, отзывы и т.д.).

Компания за счет полученных данных может своевременно менять свою ценовую стратегию, а трудозатраты сотрудников на рутинные задачи сократились до 15%.

Быстрый эффект

Результаты роботизации заметны через несколько недель. Как правило, такие проекты окупаются через 6-12 месяцев после внедрения, а сотрудники получают больше времени на интеллектуальную, критически важную для бизнеса работу.

Примечательно, что роботов можно адаптировать под действующую ИТ-инфраструктуру компании: RPA встраивается в системы, не меняя их и не требуя доработок. По сути, это цифровая рабочая сила, которая работает бок о бок с сотрудниками, усиливая автоматизацию и ускоряя отдельные этапы процессов.