Автоматизация HR-процессов: ключевые тренды

Скорость, с которой меняется современный мир, формирует особые требования к инструментам для различных областей управления. Управленческие решения сегодня являются результатом быстрого и точного анализа больших объемов данных. Сфера управления персоналом — не исключение.

Что такое HR-автоматизация и зачем она нужна

Автоматизация HR-процессов — это внедрение ИТ-решений, упрощающих поиск и подбор сотрудников, их адаптацию, обучение, мотивацию и другие задачи по управлению персоналом.

Требования, предъявляемые к таким решениям, формируются под влиянием как внешних факторов, так и изменений внутри самой компании. За последние несколько лет количество и разнообразие этих факторов в России и мире выросло кратно.

Это и расширение безбумажного взаимодействия с ФСС и ПФР, и отправка информации о кадровых движениях практически в режиме реального времени, и использование кадрового ЭДО. Серьезным вызовом для управления персоналом стала пандемия коронавируса. Во время нее компании научились оперативно перемещать людей из офисов на дистант, не теряя в контроле и производительности. Изменился общий подход к формированию подразделений: для многих вакансий исчезла необходимость подбора кандидатов в регионе присутствия компании.

Увеличивается роль и внутренних факторов. Для масштабирования бизнеса необходимо не только знать текущую картину внутри компании и анализировать сотрудников с точки зрения занимаемой должности, но и отслеживать их потенциал и возможности развития, чтобы использовать перспективные кадры в качестве резерва.

Современные системы рекрутинга не только упрощают рутинные операции, но и позволяют существенно сэкономить ресурсы компании. Считается, что с помощью автоматизации кадровых процессов можно освободить около 40% времени HR-специалистов. Вместо того чтобы тратить время на ручной анализ данных, сотрудники HR могут сосредоточиться на стратегически важных задачах, способствуя тем самым повышению общей эффективности организации.

Таким образом, автоматизация HR-процессов является одной из приоритетных задач как для крупного, так и для малого и среднего бизнеса.

Плюсы и минусы автоматизации HR

Автоматизация в области HR может принести как позитивные, так и негативные результаты.

Плюсы автоматизации HR:

• Эффективность и экономия времени. Автоматизация позволяет ускорить подбор персонала, обработку резюме и другие HR-процессы.
• Точность данных. Автоматизированные HR-системы предотвращают ошибки, связанные с человеческим фактором.
• Доступ к информации. Системы автоматизации обеспечивают легкий доступ к данным о сотрудниках и процессам HR, что упрощает принятие управленческих решений.
• Стандартизация процессов. Автоматизация позволяет установить стандарты в HR-процессах, исключить личные симпатии и антипатии HR-специалиста, что способствует более эффективному управлению персоналом.
• Независимость от человеческого фактора. При уходе HR-специалиста из компании не возникнет сложностей с передачей информации новому сотруднику.

Минусы автоматизации HR:

• Потеря индивидуального подхода и неспособность обработки уникальных ситуаций. Автоматизация кадровых процессов может привести к потере персонального подхода в отношениях с сотрудниками. Некоторые HR-процессы могут включать в себя уникальные ситуации, которые трудно обработать автоматизированными системами.
• Затраты на внедрение. Начальные затраты на внедрение HR-систем могут быть высокими, особенно для небольших компаний.
• Проблемы конфиденциальности данных. С ростом HR-автоматизации существует риск утечек или несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
• Необходимость обучения персонала. Внедрение новых технологий требует обучения сотрудников, что может быть трудным и затратным по времени процессом.

Какие HR-процессы и в каком порядке можно автоматизировать

Продукты для управления человеческим капиталом можно разделить на две функциональные группы: Core HR — системы автоматизации базовых процессов администрирования, организационного менеджмента и расчета и TMS (Talent Management System) — системы для автоматизации расширенных процессов, связанных с подбором, удержанием, мотивацией и развитием сотрудника.

Различные программные продукты содержат разные функциональные комбинации инструментов из этих групп. Однако вне зависимости от выбора подходы к автоматизации этих групп различаются и имеют свои особенности.

Core-HR-система — это основа управления персоналом, занимающая важную роль в базовых процессах предприятия и являющаяся источником данных о его структуре и сотрудниках. Как правило, она является частью базового ландшафта ERP-систем.

Автоматизация именно базовых процессов — задача первого этапа. Она определяет выбор дальнейших модулей и их интеграцию. Автоматизация этого блока и выбор вендора является частью общей стратегии автоматизации, рассчитанной на несколько лет.

Следующий этап — автоматизация систем расширенного HR. Из-за многообразия процессов, отнесенных к TMS, этот этап обычно делится на несколько подэтапов. Например, в рамках первого подэтапа могут быть автоматизированы подбор персонала и корпоративное обучение, а уже затем — мотивация и карьерное развитие. Состав и последовательность этих подэтапов зависят от конкретной организации.

При подготовке проекта внедрения нужно определиться с общей ИТ-стратегией и выбрать систему для автоматизации Core HR, согласующуюся с общими планами компании. В дальнейшем это упростит администрирование и поддержку продукта. Сроки запуска и стабилизации основной системы зависят от индивидуальных особенностей компании. Обычно это срок от 6 до 24 месяцев, и он согласуется с проектами автоматизации других процессов организации.

В свою очередь, при выборе ПО для автоматизации TMS-системы нужно сформировать верхнеуровневый перечень областей автоматизации и выбрать решения, функционал которых максимально соответствует ожиданиям. Необходимо определиться со способом реализации, так как продукты этого класса часто предлагаются в виде On-premise поставки (на мощностях заказчика) или On-cloud (данные хранятся на внешних ресурсах). Также важным пунктом при выборе будет возможность интеграции с выбранной Core-HR-системой, которая будет поставщиком мастер-данных.

Как выбрать решение для автоматизации HR

Традиционно в крупном бизнесе в России лидировали продукты германской SAP AG, занимавшие в 2016 году около 50% рынка. В связи с изменениями последних лет, курсом на импортозамещение и стремительным развитием отечественных систем автоматизации доля SAP последовательно сокращалась, но оставалась значительной вплоть до последнего времени, когда стало очевидно, что вендор не планирует поддерживать продукты на российском рынке.

Для обеспечения комплексного перехода на отечественное ПО была запущена программа «Федерация», одной из целей которой является организация площадки для создания, тестирования и демонстрации возможностей композитных систем класса ERP+. На данный момент в рамках программы уже разработана референтная модель для крупного многопрофильного предприятия и собраны три стенда композитной ERP+ системы на ядрах разных вендоров (1С, «Ма-3» и «Галактика»).

На данный момент в рамках проекта в блоке «Управление персоналом» представлены следующие Core-HR-системы:

• 1С Зарплата и управление персоналом КОРП — один из популярнейших продуктов экосистемы 1С, разработанный для автоматизации как основных процессов, так и части функций расширенных процессов управления персоналом.
• Галактика HCM — продукт одноименной российской компании, являющийся примером единого бесшовного решения для автоматизации управления предприятием.
• МА-3 — система компании «Национальная платформа», вобравшая в себя лучшие практики западных вендоров.
• Alfa HRMS — разработка компании Alfa systems, ориентированная на автоматизацию крупных производственных и торговых компаний.

Все перечисленные продукты являются отечественными разработками и обеспечивают полную поддержку изменений законодательства.

Ситуация на рынке расширенного HR сейчас достаточно острая по ряду причин. Развитие систем данного класса в России значительно отставало от мира, и крупные заказчики выбирали в основном западные решения, такие как SAP Success Factors и Oracle HCM.

После февраля 2022 года стало невозможным не только приобретение лицензий на эти продукты, но и, как в случае с SaaS-решениями, само сохранение подписки на доступ. Это оказало сильное влияние на развитие внутреннего рынка. Появились новые продукты от крупных ИТ-компаний, а имеющиеся на рынке игроки расширили объем предлагаемого функционала.

Из продуктов, представленных на рынке, можно выделить следующие:

• Mirapolis HCM — крупнейший игрок рынка расширенного HR в России, предлагающий единое решение для всех процессов управления человеческим капиталом.
• Potok — группа продуктов, направленных на автоматизацию различных аспектов управления талантами.
• Skillaz — платформа управления персоналом, обладающая разнообразной функциональностью.
• Websoft HCM — еще одно крупное решение, ранее развивавшееся как отдельные продукты WebTutor и E-Staff.
• Пульс — HR-платформа от Сбера, активно выходящая на коммерческий рынок.
• TalentForce — динамично развивающаяся платформа управления талантами от Т1.

Сложности при переходе на новые HR-системы

При перехода с западного ПО нужно быть готовым к возможным сложностям.

Не нужно ожидать, что новая программа окажется идентична старой. Разница в подходах будет в любом случае. Многие действия, очевидные в старой HR-системе, будут либо недоступны, либо сложны. Однако вы получите новый инструмент, который, скорее всего, будет удобнее для других задач. Например, SAP HCM превосходит 1С ЗУП в управлении матричной структурой компании, но при этом уступает в удобстве подготовки регламентированной отчетности.

Возможно, часть данных будет искажена либо не перенесена вовсе. Если эти данные критичны, их сохранение потребует дополнительных затрат и скажется на общей стоимости проекта.

Процессы, принятые в вашей компании, особенно в части расширенного HR, могут значительно отличаться от видения разработчика продукта. Поэтому в некоторых случаях целесообразнее адаптировать процесс, а не продукт.

Важно понимать, что даже самый опытный исполнитель не знает ваши процессы лучше вас. Активное участие заказчика в проекте позволит достичь максимального результата и выявить проблемные места.

Как оценить эффективность HR-автоматизации

Одним из важных моментов является оценка эффективности проекта и демонстрация достижения его целей. Поэтому еще на старте нужно понять, какого результата вы хотите достичь при автоматизации управления персоналом.

Для оценки проекта можно использовать традиционные метрики, принятые в HR. В зависимости от целей это могут быть такие показатели, как скорость и стоимость закрытия вакансий, увеличение производительности сотрудников, динамика внутреннего развития, текучесть кадров, размер кадрового резерва, а также отзывы о работе HR-службы.

Что делать, если автоматизация HR не работает

Если автоматизация кадровых процессов не приносит ожидаемых результатов, важно провести детальный анализ текущих процессов и принять меры для улучшения ситуации. Определите, в каких случаях возникают проблемы, найдите слабые места и определите причины неудач. Получите обратную связь от сотрудников, использующих HR-систему. Это поможет выявить проблемы с точки зрения пользователей. Проверьте, достаточно ли у них информации о системе. Обеспечьте поддержку и доступ к ресурсам для решения возможных трудностей.

Пересмотрите свои ожидания от автоматизации HR. Не рассчитывайте на быстрый результат. Обычно компании достигают положительного эффекта от автоматизации через 1–2 года после внедрения.

Подводя итог, можно сказать, что сформировавшийся тренд на автоматизацию кадровых процессов с участием разработчиков отечественного ПО будет способствовать повышению зрелости и накоплению внутренней экспертизы как бизнеса, так и ИТ, а значит, продукты и процессы будут развиваться, становясь все более обыденными и увеличивая эффективность управления персоналом.