Геймификация в бюджетировании

Андрей Кузьмищев, эксперт департамента финансово-экономических решений компании IBS

Успешное внедрение практик бизнес-планирования и бюджетирования с учетом рисков, несмотря на относительную техническую простоту методологии, является достаточно сложной задачей.

Существуют как минимум две группы объективных причин, сильно затрудняющих практическое использование вероятностного бюджетирования.

Во-первых, специфика корпоративной культуры во многих компаниях может препятствовать свободному обмену информацией о рисках между менеджерами, в особенности, между разными уровнями управления. Ситуации, когда при первых мероприятиях по анализу рисков сотрудники компании отвечают «у нас нет никаких рисков» к сожалению, достаточно распространена.

Во-вторых, навыки, необходимые менеджерам для качественного учета рисков при планировании, весьма специфичны и во многом контринтуитивны. Многочисленные исследования показывают, что без специальной тренировки, развивающей «вероятностное мышление», большинство людей делает ошибочные заключения и принимают неверные решения, когда речь идет об оценке вероятностей.

Риски как игра

Для эффективного преодоления этих препятствий при внедрении вероятностного бюджетирования, помимо традиционных инструментов для управления изменениями в компании, хорошие результаты дает применение методов геймификации.

Геймификация предполагает использования инструментария, характерного для игр (в особенности компьютерных) в рабочей деятельности сотрудников компании для освоения новых навыков, улучшения коммуникаций и внедрения новых элементов корпоративной культуры.

Для использования геймификации при внедрении вероятностного бюджетирования целесообразно выделить один из его процессов и организовать в игровом формате внутреннее соревнование между сотрудниками по наиболее успешному его выполнению. Например, возьмем процесс анализа рисков при бюджетировании. Можно предложить сотрудникам своеобразную игру, в которой победителем будет являться тот, кто сделает наиболее точный прогноз выполнения тех или иных бюджетных показателей.

Оценку рисков в ходе бюджетирования можно построить по игровой модели

Фактически, каждому сотруднику может быть предоставлена возможность в любое время заявить о различных рисках, по его мнению влияющих на выполнение бюджета, дать оценку их влияния и сформировать собственный вариант прогнозного бюджета или его отдельных показателей. Игровой формат будет означать, что собранная в ходе подобного мероприятия информация о рисках не будет являться обязательной к рассмотрению при принятии реальных управленческих решений (однако может быть использована менеджерами по их усмотрению, если они сочтут информацию полезной). Игровой формат должен помочь снять внутренние и внешние барьеры, ограничивающие коммуникации сотрудников по поводу рисков в реальной деловой жизни. При этом такая деятельность по оценке рисков и формированию прогнозов, естественно, должна выполняться по правилам и методологии, установленным в компании.

Как в любой хорошей игре, в ходе мероприятия сотрудники, дающие наиболее точные прогнозы выполнения показателей бизнес-планов своих подразделений, будут получать более высокие рейтинги и возможность перейти на следующие «уровни сложности» — принять участие в оценке рисков, влияющих на выполнение показателей всей компании, ее крупных бизнес-единиц или инвестиционных проектов.

Игровой подход к организации данного процесса также предполагает активное распространение информации об «историях успеха» других участников, сравнение их рейтингов, регулярное определение и поощрение победителей. Одно из достоинств геймификации заключается в том, что, помимо обучения и тренировки навыков вероятностного бюджетирования, становится возможным «в естественной среде» выявить в компании лидеров, наиболее компетентных и заинтересованных в применении данной технологии. Такие лидеры могут впоследствии активно привлекаться к анализу рисков и прогнозированию уже для принятия реальных управленческих решений.

Техники геймификации эффективно работают в условиях, когда участники могут получать быструю обратную связь о результатах своих действий

Целесообразно также дать возможность сотрудникам в рамках подобного процесса оценивать риски и формировать прогнозы выполнения бюджетных показателей не только своего, но и «смежных» подразделений в рамках структуры бизнес-процессов компании. Известно, что зачастую внутренние операционные риски гораздо полнее и точнее оцениваются не самими исполнителями какой-либо бизнес-функции, а подразделениями-потребителями ее результатов. Например, вероятности несвоевременных поставок, комплектующих часто более точно и объективно оцениваются производственными подразделениями, а не снабженцами.

С чего начать

Известно, что техники геймификации эффективно работают в условиях, когда участники могут получать быструю обратную связь о результатах своих действий. Соответственно основной временной горизонт прогнозирования выполнения бюджетных показателей в рамках игрового процесса должен быть максимально коротким — то есть 1-3 месяца.

Для успешного применения геймификации о необходимо обеспечить несколько условий. Во-первых, это наличие небольшой но хорошо подготовленной группы внутренних консультантов, которые смогут оказывать участникам как методологическую поддержку по техникам вероятностного бюджетирования, так и поддерживать сами игровой процесс. Во-вторых, крайне желательно иметь информационную платформу, например внутреннюю социальную сеть компании, где участники смогут следить за ходом игры. В третьих, в игре обязательно должны принять активное участие представители менеджмента компании, для демонстрации значимости данной деятельности для компании.

С уверенностью рекомендовать описанную здесь технику можно компаниям, чья внутренняя культура благоприятствует различного рода экспериментам. Компаниям с более жесткой и формализованной внутренней средой для тренировки навыков вероятностного мышления и освоения методов бюджетирования с учетом рисков больше подойдут традиционные деловые игры, условия которых построены на реальных примерах из жизни компании.

Узнать больше о внедрении современных методик бюджетирования и обсудить Ваши задачи можно с экспертами финансово-экономической практики компании IBS.

Также читайте экспертов IBS на сайте FD.ru:

• Елена Саяпина, IBS — Пять советов, которые сэкономят время финансовой службы
• Оптимизация планирования потребности в МТР и услугах
• Переход к натурально-стоимостному планированию расходов
• Риск-ориентированное бюджетирование на примере