Как выбрать и внедрить систему ЭКДО. Инструкция для работодателя

О том, как выбрать максимально удобное и эффективное решение для бизнеса, а также внедрить его, оптимизировав расходы, рассказывает директор департамента HR-сервисов в компании IBS Сергей Щербаков
Источник: Трудовые споры No 7, Июль 2022

В статье — инструкция, как выбрать и внедрить в компании систему электронного кадрового документооборота. Узнаете, какие шесть ключевых критериев нужно учитывать при выборе системы и сколько времени заложить на мероприятия по внедрению ЭКДО.

На заметку

Работники могут оформить усиленные неквалифицированные электронные подписи через сайты «Госуслуги» и «Работа в России». Однако у таких сервисов есть ограничения на количество подписей от работодателя — для компаний с большим штатом такое решение может не подойти.

Как выбрать систему

Чтобы выбрать систему ЭКДО, ориентируйтесь на шесть критериев. Они помогут определить, какая система подходит вашей компании с учетом специфики ее деятельности.

Стоимость. Цена системы в первую очередь зависит от количества и типа поддерживаемых электронных подписей. Простая электронная подпись стоит дешевле усиленных квалифицированных и неквалифицированных подписей, но у нее есть минус. Работники при обмене электронными документами в системе работодателя не вправе подписывать такой подписью трудовые договоры и приложения к ним, а также некоторые другие важные документы (ч. 4 ст. 22.3 ТК). Поэтому советуем использовать систему со встроенными усиленными неквалифицированными подписями для работников. Такой подписью работник подпишет любой документ.

Работодателю для подписания документов необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (ч. 1 ст. 22.3 ТК). Скорее всего, она у вас уже есть, поскольку такой подписью подписывают отчеты, поэтому ваша задача лишь проследить, чтобы эту подпись можно было использовать в системе ЭКДО. Если же по какой-то причине усиленной квалифицированной электронной подписи у работодателя еще нет, получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре. При этом удостоверяющие центры ФНС оформляют такие подписи бесплатно.

Удобство использования. Доступность приложения ЭКДО для персонала особенно актуальна для компаний с распределенной командой или с большим количеством работников, которые трудятся вне офиса. Например, у продавцов и рабочих на объектах обычно нет возможности подписывать документы со стационарного компьютера, поэтому понадобится система ЭКДО, которая позволяет работать через смартфон или электронную почту.

Хранение персональных данных. При выборе системы обратите внимание, где и как будут храниться и обрабатываться персональные данные. Есть два основных варианта: хранить данные в облаке у провайдера, который предоставляет услуги по электронному кадровому документообороту, или на серверах работодателя. Выберите тот вариант, который наиболее оптимален для вас с точки зрения политики безопасности.

Интеграция. Оцените, насколько просто будет интегрировать систему ЭКДО с учетной системой, в которой ваша компания ведет кадровое делопроизводство. Не все системы легко синхронизируются с другими IT-продуктами. Также убедитесь, что интеграция включена в стоимость пакета услуг.

Техническая поддержка. Узнайте, входит ли в стоимость системы ее техническая поддержка. Если поддержки нет, ее придется оплачивать отдельно. Если откажетесь от покупки поддержки, учтите, что по любому вопросу, связанному с функционалом системы, персонал будет обращаться в отдел кадров. В итоге вместо того, чтобы освободить HR-специалистов от лишней нагрузки, связанной с бумажным документооборотом, им придется тратить время на консультирование сотрудников по работе с продуктом.

Условия прекращения договора. Любая, даже самая совершенная система может не подойти вам по тем или иным причинам. Поэтому еще на этапе оформления договора обговорите с провайдером, на каких условиях происходит прекращение обслуживания системы. Также проследите, чтобы в договоре было прописано, в каком виде и формате партнер передает компании электронный архив, если он хранится в облачном хранилище на стороне провайдера, как именно организация может получить доступ к архиву, понадобится ли специальный инструмент или технология для того, чтобы им воспользоваться, и пр. Сравнительная таблица систем ЭКДО. Выберите, какая программа подходит вам.

На заметку

Усиленную неквалифицированную электронную подпись работнику можно оформить дистанционно — все учетные данные подтверждает работодатель. Но если оформляете работнику усиленную квалифицированную подпись, ему придется посетить удостоверяющий центр.

Как внедрить систему

Процесс внедрения системы ЭКДО занимает минимум два месяца от момента, когда компания приняла решение перейти на электронный документооборот, до его запуска. Девяносто процентов времени занимает решение организационных вопросов: проверка провайдера, подготовка регламентов, моделирование бизнес-процессов, обучение персонала и разъяснительная работа.

Проверка провайдера. Помимо необходимости выбора подходящей вам системы ЭКДО, нужно убедиться в надежности компании, у которой собираетесь ее покупать. Первое, на что нужно обратить внимание, — количество заказчиков и доля рынка. Изучите, какие компании пользуются услугами провайдера. Идеально, если получите рекомендации текущих пользователей — так можно выявить нюансы, о которых не расскажет ни один менеджер по продажам.

Узнайте, будет ли в вашем распоряжении детальная база знаний, насколько понятно в ней прописаны инструкции. Готов ли провайдер помочь в коммуникации с работниками — объяснить им, как пользоваться системой, собрать согласия на переход на ЭКДО. Убедитесь, что провайдер предлагает решение, соответствующее требованиям закона о персональных данных. Не бойтесь задавать вопросы об этом, привлеките специалиста по информационной безопасности.

Подготовка регламентов. Следующий шаг после выбора провайдера — утверждение внутреннего регламента по ЭКДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК). Пропишите инструкции для работников и сотрудников отдела кадров. Делайте локальные акты максимально наглядными и понятными — чем проще и доступнее пропишете алгоритм работы с системой ЭКДО, тем меньше ошибок и проблем будет при ее использовании.

Как правило, шаблоны документов есть у провайдеров, и их можно адаптировать под задачи компании. Например, готовый продукт может содержать шаблоны регламентов со всеми необходимыми приложениями: согласие работников на переход и использование электронного кадрового документооборота, заявление на выпуск электронной подписи и др. Готовые шаблоны сократят срок подготовки регламента на несколько недель, вплоть до месяца. Но все равно заложите время на согласование документации со всеми службами — в частности, с IT-департаментом и службой информационной безопасности.

На этапе создания регламентов также происходит моделирование процесса оформления сотрудника на работу с электронными подписями и документами. Важно настроить процесс так, чтобы в течение часа можно было полностью сформировать весь комплект документов, ознакомить с ними новичка, сделать ему электронную подпись и подписать необходимые документы.

2 месяца — минимальный срок, который занимает внедрение в компании системы ЭКДО

Перевод работников на ЭКДО. По закону перевести работника на электронный документооборот можно только с его согласия (ч. 5 ст. 22.2 ТК). Исключение — работники, которые впервые устраиваются на работу в 2022 году. У них права выбора нет (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Поэтому важно донести до персонала преимущества системы. Настройтесь на последовательную работу, объясните, почему ЭКДО — это удобно и зачем нужно нововведение, обсудите опасения. Расскажите, что работники могут в любой момент получить доступ ко всем документам в личном кабинете: скачать их, изучить, распечатать. Теперь не нужно будет постоянно ходить в отдел кадров. И главное, что это абсолютно безопасно.

Не страшно, если на начальном этапе кто-то откажется от перехода. Запустить проект можно, даже начав с одного отдела, и на его примере показать остальным, что электронный документооборот намного удобнее бумажного. Со временем остальные работники тоже согласятся перейти на новую систему.

Запуск ЭКДО. После того как выбрали продукт и провайдера, согласовали регламенты и получили согласия работников, остается предоставить им доступ в личный кабинет, обеспечить их электронными подписями и начать работу. Все это можно сделать примерно за месяц. Узнать, что поможет защитить конфиденциальные документы при ЭКДО.

Мнение эксперта в статье
Сергей Щербаков
Директор департамента HR-сервисов, IBS
Сайт IBS использует cookie. Это дает нам возможность следить за корректной работой сайта, а также анализировать данные, чтобы развивать наши продукты и сервисы. Посещая сайт, вы соглашаетесь с обработкой ваших персональных данных.