План по переадаптации. Как HRD организовать внутренние коммуникации, когда в компании грядут структурные изменения

Реструктуризация компании, независимо от масштаба, всегда непростой период для бизнеса и волнительный этап для сотрудников. Несмотря на огромное количество срочных и приоритетных задач в HR-службе компании, директору по персоналу в такие моменты важно выстроить диалог с персоналом и не оставлять команду один на один с новой реальностью. Расскажу в статье, как разработать и реализовать кампанию внутренних коммуникаций, чтобы структурные изменения прошли без потерь для вашего бизнеса.

Формирование рабочей команды

Принимая решение о создании рабочей группы, ориентируйтесь на масштаб и сложность структурных изменений, которые вам предстоит транслировать. Небольшие перестановки в руководстве отдельного департамента вполне сможет осветить менеджер по внутренним коммуникациям, по необходимости привлекая фотографа или видеооператора для подготовки визуального контента по теме.

Пример

На позицию «директор дивизиона разработки» назначают нового руководителя. Прежний директор, которого все хорошо знают и с которым многие долгое время работали, идет на повышение. Если процесс перестановки не сопровождается своевременной официальной коммуникацией с сотрудниками, команда узнает о событии из «сарафанного радио» и начинает обсуждать и строить предположения, волноваться, а некоторые даже думают об увольнении, не понимая, почему вдруг произошли перемены, куда и почему ушел их прежний директор. Чтобы избежать этого, проинформируйте команду о предстоящих переводах заранее, опубликовав новость на корпортале с коротким, но понятным объяснением происходящих перемен, и поддержите ее email-рассылкой, чтобы охватить максимальную аудиторию сотрудников.

Если событие масштабное, например планируется провести комплексную реструктуризацию компании, в состав рабочей группы нужно включить HR-ов, специалистов по коммуникациям, креативщиков, специалистов по обучению и развитию персонала, на отдельных этапах — топ-менеджеров, вовлеченных в процесс. Такая рабочая группа сможет правильно проанализировать задачу, разработать план действий, предложить креативные решения, преодолеть возникающие в процессе проекта сложности и будет отвечать за реализацию коммуникационной кампании на всех этапах. Сформируйте группу заранее, назначьте руководителя проекта и ответственных за разные типы задач: создание текстов, съемку видео, разработку визуальных материалов, организацию вебинаров или других мероприятий.

Подготовка к старту кампании

Составьте примерный план-график вашей коммуникационной кампании на весь период проекта. Учтите, что в ходе кампании могут быть изменения, например руководство даст новые вводные. В этом случае план потребует корректировки. Тем не менее ваш первоначальный план должен включать основные активности и сроки. Образец плана-графика ниже.

План-график

Регулярность встреч. Составляйте график с учетом сложности и масштаба структурных преобразований, с которыми вам придется работать. Например, если проект трансформации охватывает большую часть персонала и происходит в сжатые сроки, назначьте ежедневные встречи и создайте чат группы в мессенджере для оперативного обсуждения вопросов в остальное время.

Хранилище для информации. Определите, где вы будете сохранять текстовую, видео- и другую информацию. Это нужно, чтобы все участники рабочей группы знали об этом ресурсе и имели к нему доступ в любое время. Хранить информацию можно в папке на корпоративном Google Диске, в закрытом борде в Trello, папке на внутреннем портале, на сетевом диске или любом другом ресурсе, который существует в вашей компании. Разместите в хранилище общую информацию о проекте, план-график, фотографии, видео, презентации, которые могут пригодиться для разработки коммуникационных материалов, и сами материалы, отчеты и аналитику по проекту.

Согласование ключевых месседжей. Согласуйте позицию, которую будете транслировать, со всеми стейкхолдерами и скоординируйте действия с командой, отвечающей за внешние коммуникации. Это нужно, чтобы сообщения, которые будут транслироваться, не противоречили друг другу и заявлениям, которые компания делает на внешнюю аудиторию. Например, если вы говорите о причинах реструктуризации компании, то ваше сообщение сотрудникам не должно противоречить тому, что завтра выйдет в официальном пресс-релизе для СМИ.

Каналы коммуникации. Выберите один основной канал, который будет аккумулировать всю информацию, например интранет-портал. Дополнительно подберите еще несколько офлайн- и онлайн-каналов: email-рассылки, корпоративный Telegram-канал, корпоративное радио или ТВ, прямая линия с руководителем, видеоэкраны в офисах, листовки. Современные пользователи привыкли получать информацию из разных источников, поэтому многоканальность работает эффективнее.

Контент-план. Он должен охватывать весь период проведения структурных изменений и включать коммуникацию по всем значимым этапам и событиям. Пропишите в контент-план сроки, каналы коммуникации, темы, форматы, возможных экспертов, которых вы хотите привлечь. Для каждой активности обозначьте целевую аудиторию. Например, в рамках анонсирования события у вас может быть запланирована и общая информационная рассылка для всех сотрудников, и письма на отдельные группы специалистов, которым нужно дать дополнительные разъяснения или рекомендации: линейных руководителей, HR-специалистов.

Контент-план об интеграции компаний

Проведение кампании

На разных этапах проведения структурных изменений запланируйте различные форматы коммуникации, с помощью которых все сотрудники смогут разобраться с происходящим.

Новости на портале. Эту форму оповещения персонала вы можете использовать в самом начале. Подойдут также email-рассылки или письмо от лица гендиректора компании. Здесь важно дать информацию в текстовом виде, чтобы сотрудник мог прочитать ее в удобное время и при необходимости вернуться к сообщению.

Пример новости на портале о том, что в состав группы компаний IBS вошла компания Dunice

4 февраля к группе компаний IBS присоединился российский разработчик мобильных и веб-приложений Dunice. Мы объединяем наш опыт в управлении масштабными технологическими проектами с экспертизой динамичной и талантливой команды Dunice, которая отлично себя зарекомендовала на российском и зарубежном IT-рынках.

Мы планируем расширять сеть региональных центров разработки IBS Dunice в России. В 2022 году будут открыты два новых офиса в городах Ростовской области. Мы рады приветствовать руководителей и сотрудников компании Dunice в IBS и приложим все усилия для того, чтобы период интеграции двух команд прошел максимально комфортно и успешно.

В ближайшее время мы официально оповестим бизнес- и IT-сообщество о вхождении Dunice в состав группы компаний IBS. Просим воздержаться от распространения и комментирования этого события до выхода официального пресс-релиза.

Прямая линия. Организуйте онлайн- или офлайн-встречу гендиректора или других ключевых участников изменений с сотрудниками. Задача этой встречи — личный контакт первого лица с командой для трансляции изменений и снятия тревожности внутри команды из-за происходящих перемен. Обязательно дайте сотрудникам в прямом эфире задать накопившиеся вопросы и получить на них ответы «без купюр». Большую часть вопросов можно собрать заранее и передать их спикеру, оставшиеся предложите задавать прямо на встрече.

Поддерживающие коммуникации. Они нужны, чтобы держать сотрудников в курсе того, как происходят изменения, давать больше подробностей по отдельным вопросам, раскрывать новые аспекты. Выпустите статьи, снимите видеоинтервью, подготовьте инфографику — любые материалы, которые помогут подробнее рассказать команде о предстоящем процессе трансформации.

Оценка результатов кампании

Оценить успешность кампании поможет анализ реакции сотрудников. Посмотрите на уровень интереса к теме в разных внутренних информационных каналах. Получить его можно по количеству прочтений новости или по количеству открытий email-рассылок, количеству участников прямой линии с руководителем.

Обратите внимание на вовлеченность сотрудников — комментируют ли они тему, задают ли вопросы, высказывают ли свое мнение и в какой тональности. Анализируйте вопросы, которые задают сотрудники, — по ним можно понять, насколько понятной и полной была ваша коммуникация, достигла ли она цели.

Последняя, но не менее важная рекомендация: относитесь к любым структурным изменениям спокойно. Если вы корректно оцените ситуацию, своевременно спланируете и проведете все описанные в статье мероприятия, то поможете коллегам успешно пройти турбулентный этап в жизни вашей компании.

Почему важно создать канал обратной связи? С помощью этого формата сотрудники смогут задавать волнующие их вопросы, которые они не успели, не захотели или просто постеснялись задать публично. Для этого можно создать отдельный почтовый ящик и назначить ответственного из HR-подразделения, который будет заниматься обработкой сообщений и отвечать на них.

Анализ email-рассылки