Топ-5 факторов, которые нужно учесть при внедрении КЭДО

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) — самый быстрорастущий сегмент рынка HR-автоматизации. Успешное внедрение КЭДО требует тщательной подготовки и учета множества факторов. О самых важных из них рассказывает руководитель отдела автоматизации расширенного HR компании IBS Александр Гурьянов.

Системы КЭДО востребованы как в крупных компаниях, так и среди предприятий малого и среднего бизнеса. С их помощью можно сократить затраты на работу с кадровыми документами, ускорить процесс подписания и сделать взаимодействие с сотрудниками более прозрачным. За счет активной поддержки государства и распространения дистанционной работы прирост этого сегмента сейчас составляет почти 100% в год.

Специфика кадрового документооборота и его регламентированность накладывают отпечаток на проекты внедрения КЭДО. Большая их часть базируется на тиражных решениях различных вендоров, самостоятельная разработка редко применяется даже крупными компаниями с мощной ИТ-службой.

Я выделил пять ключевых аспектов, которые необходимо учесть при выборе и внедрении системы КЭДО.

On-premise или on-cloud

Размещение сервиса — один из первых вопросов, на который нужно ответить. Это может сразу же сузить количество вариантов для выбора.

Система может размещаться на серверах компании (on-premise) или у провайдера (on-cloud). Решение зависит от бюджета, требований к безопасности и масштабов организации.

В системе КЭДО хранятся персональные данные сотрудников, поэтому по соображениям информационной безопасности многие организации, особенно крупные, отдают предпочтение on-premise. Минусы этого варианта — значительные затраты на оборудование, лицензии и обслуживание. На компанию ложится дополнительная нагрузка по обеспечению доступности сервиса и наличию необходимых специалистов в штате.

Облачные решения (on-cloud) снижают затраты на инфраструктуру и упрощают масштабирование. Для небольших организаций они зачастую оказываются более выгодными из-за скорости запуска и делегирования технических проблем владельцу облака. Кроме того, провайдеры часто предлагают подписку по модели SaaS (Software as a Service).

ЭЦП, с которыми работает система КЭДО

Следующий шаг — определить необходимые типы электронных цифровых подписей (ЭЦП).

Простая ЭЦП (ПЭП) используется для внутреннего документооборота и не имеет юридической силы для внешних операций.

Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП) подходит для внутренних и некоторых внешних документов, но требует дополнительных соглашений между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) представляет собой наиболее надежный вариант, который признается на законодательном уровне и может применяться для всех типов документов.

Для целей КЭДО со стороны работодателя понадобится УКЭП, для работника будет достаточно УНЭП.

Различные системы КЭДО решают задачи предоставления ЭЦП для работников разными методами — выпуск УНЭП в самом сервисе, привлечение сторонних удостоверяющих центров, взаимодействие с системой «Госключ» и т.д. Эти нюансы могут влиять на стоимость владения и сроки запуска проекта.

Доступность сервиса

Чем быстрее сотрудники адаптируются к системе КЭДО и чем активнее будут ее использовать, тем больше пользы принесут затраты на внедрение системы.

Поэтому сравните доступные решения по следующим критериям:

• Удобство интерфейса
  Система должна быть интуитивно понятной, чтобы не пришлось тратить много времени на обучение.
• Кроссплатформенность
  Оцените возможность работы с КЭДО на разных операционных системах и устройствах (ПК, ноутбуки, планшеты, смартфоны). Никто не станет использовать сервис, который можно открыть только с рабочего компьютера.
• Мобильное приложение
  Чаще всего пользователи будут взаимодействовать с системой через смартфон. Наличие соответствующего приложения сделает этот процесс проще и безопаснее. Однако неудобное приложение с часто возникающими ошибками может привести к обратному эффекту.

Варианты авторизации

Когда речь идет о персональных данных, безопасность доступа к сервису — критически важный аспект.

Системы КЭДО предлагают различные способы авторизации пользователей:

• Логин и пароль — классический метод, который требует соблюдения политики безопасности (сложные пароли, регулярная смена).
• Двухфакторная аутентификация (2FA) с использованием вспомогательного сервиса или кода из СМС.
• Биометрическая аутентификация. Эти функции, как правило, реализованы в приложениях для смартфонов.
• Интеграция с корпоративными системами. Например, авторизация через Active Directory или LDAP.

Варианты авторизации зависят от конкретного сервиса, варианта развертывания системы и общего уровня автоматизации в компании. Важно найти баланс между достаточным уровнем безопасности и удобством для пользователей.

Дополнительные возможности сервиса

Современные системы КЭДО предлагают множество дополнительных сценариев, которые могут упростить внедрение и дальнейшее использование сервиса:

• Интеграция с другими корпоративными системами. При выборе сервиса важно учесть то, как он будет встраиваться в существующий ИТ-ландшафт. Например, наличие или отсутствие в поставке методов интеграции с кадровой системой серьезно влияет на стоимость внедрения.
• Автоматизация бизнес-процессов. Благодаря гибкой маршрутизации при согласовании документов, настройке уведомлений и напоминаний КЭДО может использоваться не только для кадровых документов, но и в оперативной деятельности компании.
• Использование искусственного интеллекта. Встроенный консультант на основе ИИ поможет работнику корректно оформить документы и маршрутизирует запрос, экономя время сотрудников кадровой службы.
• Аналитика и отчетность. В КЭДО уже появляются возможности для генерации отчетов по кадровым процессам, анализа данных в реальном времени и т.д.
• «Служба одного окна» при взаимодействии работника и компании. Расширение функциональности делает систему КЭДО хорошей и недорогой альтернативой корпоративному порталу. Получение расчетных листков, сбор данных для графика отпусков, создание запросов на документы – вот лишь небольшой перечень дополнительных возможностей подобных сервисов.

Успешное внедрение КЭДО не только оптимизирует кадровые процессы, но и способствует цифровой трансформации организации в целом. В отличие от учетных систем, которые используют только конкретные специалисты, эффекты от перехода на КЭДО может заметить каждый сотрудник и оценить намерения компании сделать его работу более комфортной.