Интегрированная система управления предприятием

Задачи

До внедрения новой информационной системы компания использовала набор разрозненных бизнес-приложений. Так, регистрация заказов на рекламу, клиентских платежей и учет фактических выпусков рекламы, формирование отгрузочных счетов-фактур велись в практически не связанных между собой программах. Специальные приложения были предназначены для автоматизации бизнес-процессов распространения печатной продукции и ведения бухгалтерского учета.

В результате у компании накопился ряд проблем, в том числе:

• наличие многочисленных не связанных между собой баз данных с дублирующейся и противоречивой  информацией;
• объективные проблемы с управлением процессом продаж: например, менеджеры по продажам не могли оперативно получить элементарную информацию об объемах выпущенной в изданиях рекламы, которую они ранее продали;
• нерациональное и несвоевременное ведение бухгалтерского учета, запоздания в принятии финансовых решений.

Стремительный рост бизнеса потребовал пересмотра ИТ-стратегии компании, в первую очередь, перехода от разрозненных «самописных» приложений к единой корпоративной ERP-системе.

К потенциальной платформе были выдвинуты следующие требования:

1. поддержка объектно-ориентированного языка программирования с возможностью существенных модификаций для автоматизации нестандартных бизнес-процессов медиа-холдинга;
2. высокая производительность, позволяющая в перспективе работать в системе нескольким сотням пользователей и размещать и обрабатывать заказы на 12-15 тысяч рекламных публикаций в день;
3. трехуровневая архитектура, позволяющая развертывать систему в десятках удаленных офисов компании, использующих слабые каналы связи;
4. наличие локализованной для России версии для последующей автоматизации в бухгалтерского блока;
5. приемлемая при реализации всех перечисленных выше требований стоимость лицензий и услуг по разработке и внедрению;
6. положительный опыт внедрений.

Решение

В результате исследования ведущих систем управления была выбрана  Microsoft Axapta как решение, позволяющее решить все поставленные задачи. Проект по внедрению Microsoft Axapta стал первым шагом в формировании единого информационного пространства компании.

В качестве исполнителя проекта приглашена компания IBS. По словам Олега Смирнова, ИТ-директора холдинга «Мы выбрали IBS для реализации этого проекта по нескольким причинам: во-первых, в силу высокой репутации IBS как опытного системного интегратора, подтвержденной наличием у компании статуса Золотого Партнера Microsoft Business Solutions. Во-вторых, благодаря системному подходу к решению проблем, и главное – удачному сочетанию предоставляемых предлагаемым решением возможностей и его стоимости».

Результат

Проекту внедрения предшествовала тщательная подготовительная работа. В частности, специалистами IBS было проведена оптимизация необходимых бизнес-процессов. Активная стадия внедрения заняла 6 месяцев, что соответствовало плановым проектным срокам.

Результаты проекта полностью соответствовали запланированным:

• были существенно доработаны и внедрены модули «Расчеты с клиентами» и «Управление запасами» системы;
• автоматизировано 100 рабочих мест, из которых 70 – удаленных: система была развернута в 24 офисах компании по всей Москве;
• все бизнес-процессы приема заказов от клиента по всем каналам сбыта, а также учета отгрузки (выпуска рекламы) отражены в одной системе;
• в системе воспроизведены многочисленные функции по работе с клиентами, которые существовали в использовавшихся ранее ИТ-системах, и добавлены новые. Например, автоматизирован процесс проверки координат, позволяющий автоматически рассчитывать вознаграждение рекламному агентству в зависимости от того, привлек ли он к сотрудничеству с газетой нового клиента или «переманил» его от другого рекламного посредника;
• существенно улучшена организация процесса сбыта и взаимодействия с клиентами;
• рутинные операций сведены к минимуму.

В настоящее время на предприятии начат новый проект – по автоматизации учетно-финансового блока. Планируется разработка в системе ряда новых функциональностей, в том числе, набора текстовых объявлений и обмена региональной рекламы.

К началу 2005 года планируется завершить автоматизацию всей операционной и финансово-учетной деятельности ООО «Пронто-Москва».

Отзыв заказчика

«В ходе работ функциональность, заложенная в техническом задании на систему, была полностью реализована. Более того, силами специалистов IBS были выполнены многочисленные доработки системы, которые в значительной степени повысили комфорт работы конечного пользователя». Олег Смирнов, ИТ-директор холдинга Пронто-Москва.