Переход к натурально-стоимостному планированию расходов

Переход к планированию в натурально-стоимостных показателях — одна из типовых задач, которые консультантам IBS приходится решать для российских заказчиков. Это актуально для тех компаний и организаций, в которых планирование традиционно велось только в стоимостных показателях, например, для некоторых представителей ритейла, банковской отрасли, сервисных организаций и т.д.

Зачастую переход связан с необходимостью более точного контроля затрат на закупки сырья и услуг и более тщательного анализа целесообразности этих затрат. Планы в натуральных показателях позволяют видеть, каким образом и на что именно расходуются средства. В нынешних условиях это крайне актуальная задача.

Нормирование

Переход от стоимостного планирования к планированию в натуральных показателях требует существенной модернизации действующих в организации подходов к планированию. Для перехода к модели натурально-стоимостного планирования необходимо:

1. разработать систему норм и нормативов,
2. обеспечить поддержку нормирования на уровне системы бюджетирования и управленческого учета,
3. модернизировать бюджетные классификаторы, а также ввести новое распределение ответственности и полномочий.

До введения натурально-стоимостного планирования (НСП), бюджет составляется, как правило, на основе прямых бюджетных заявок от центров финансовой ответственности. Переход на НСП подразумевает предпочтительное использование нормативного метода планирования, т.е. планирование затрат в связи с потребностью, выраженной в натуральной форме.

Нормативный метод планирования может быть применен в двух вариантах. Первый — норматив потребности. Это норма потребления ресурса в натуральном выражении, приходящаяся на одну единицу (например, для расхода ГСМ — литр на 100 км пробега, моющих средств — расход на единицу площади и т.п.). Этот метод позволяет связать бизнес-показатели и потребление тех или иных товаров/услуг в натуральной форме. Такой норматив может быть разработан на основе технологических норм, нормативно-регламентных документов, требований санитарно-технических норм, статистических данных, бенчмаркинга.

Не во всех случаях, однако, возможно ввести норматив потребления непосредственно в натуральной форме. В таком случае мы рекомендуем определять удельный норматив — т.е. плановую потребность в стоимостном выражении на единицу (например, затраты на 1 единицу торговой площади т.д.). Основой для определения удельного норматива является информация управленческого учета за определенный период. Удельный норматив может иметь дифференциацию по различным факторам (например, по регионам, типам оборудования, типам обслуживания, климатическим зонам, отопительным сезонам и т.д.). Этот вариант введения норматива можно рассматривать как компромиссный, так как он имеет очевидный недостаток — не позволяет вести планирование в натуральных показателях. В ряде случаев планирование в удельных нормативах можно применять как временное решение с постепенным переходом на планирование в натуральной форме.

В любом случае, мы рекомендуем клиенту исходить из принципа разумной необходимости — в каких-то случаях детальный расчет нормативов в натуральном выражении является чрезмерно трудоемким, и затраты на расчет и ведение натурального норматива превышают возможные выгоды от его использования. В этом случае может применяться удельный норматив или другой метод планирования.

Очень важна правильная регламентация введения нормативов. Нормативы вводятся централизованно по всей компании и утверждаются на уровне корпоративного центра.

Скорее всего, нормирование будет возможно не для всех видов деятельности, поэтому для отдельных бизнес-функций используются другие методы планирования. Планирование прямым методом предполагает планирование затрат на основе плана мероприятий — такой метод, например, удобен для планирования затрат на маркетинговые мероприятия, плана обучения персонала, командировочных расходов.

К тем функциям, где вышеперечисленные методы не могут быть применены из-за недостаточности информации или сложности их применения, продолжает применяться хорошо знакомый финансистам метод планирования «от достигнутого». В этом случае возможно два варианта определения плановых показателей:

1. факт прошлого года в натуральном выражении умножается на цену этого года;
2. факт прошлого года в стоимостном выражении умножается на коэффициент удорожания (инфляции).

Автоматизация

Полноценную реализацию методики нормативно-стоимостного планирования довольно сложно представить без автоматизации процесса. При внедрении этого метода существенно увеличивается объем данных и форм, которые необходимо хранить, обрабатывать и формировать. Однако если компания уже внедрила у себя систему бюджетирования на промышленной платформе, технологически переход реализуем в достаточно короткие сроки.

Помимо реализации алгоритмов НСП в системе бюджетирования, необходимо эту систему интегрировать с другими информационными системами компании (финансовый и производственный учет, закупки) — для учета и расчета нормативов, потребностей, формирования аналитики план-факт. Возможно, потребуется модернизация методики ведения справочников и информационных систем поддержки нормативно-справочной информации.

Интеграция с закупками

Одно из преимуществ внедрения натурально-стоимостного планирования — интеграция в едином процессе планирования расходов и закупок. До внедрения НСП план закупок составляется, как правило, отдельно от бюджета, и его связь с расходами в бюджете непрозрачна и не поддается быстрому анализу. Для участников бюджетного процесса планирование расходов и закупок по отдельности означает двойную работу.

Введение планирования в натуральном выражении позволяет упростить составление плана закупок, повысить их обоснованность и эффективность, поскольку планирование закупок и расходов реализовано в едином процессе и в интегрированной информационной системе.

Результат

Опыт внедрения подобной методологии у наших заказчиков показывает, что результатом может стать существенное снижение трудоемкости составления бюджетов и планов закупок. Сокращение трудозатрат происходит, прежде всего, в подразделениях, которые формируют потребность в закупках, а также в финансовой службе, в том числе за счет стандартизации подходов и автоматизации. Как правило, внедрение такой системы поддерживают руководители функциональных блоков компании (персонал, обслуживание и ремонты и т.д.), поскольку система позволяет им формировать более обоснованные бюджетные заявки, а также повышается точность планирования и анализа план-факт.

Еще один ожидаемый результат внедрения НСП — возможность секвестирования бюджета за счет отказа от конкретных мероприятий или конкретной номенклатуры закупок по результатам анализа затрат. Внедрение нормативов, как правило, позволяет практически сразу сократить избыточные закупки товарно-материальных ценностей и услуг; оптимизация может достигать нескольких процентов по затратам в конкретной функциональной области.

Если вы столкнулись со сложностями при внедрении методики натурально-стоимостного планирования, расчете нормативов или реализации методики в информационной системы, то эксперты компании IBS могут предложить вам решение на основе опыта внедрения подобных практик в других российских компаниях. Страница для связи с экспертами финансово-экономической практики IBS.