Крупнейший уральский дистрибутор перешел на новый уровень бюджетного планирования благодаря завершенному проекту внедрения Cognos EP
К началу проекта в компании действовал регламент бюджетного планирования, согласно которому данные собирались в виде электронных таблиц, которые затем сводились Финансовым департаментом в итоговые бюджеты. Типичной была ситуация, когда новый период начинался с неутвержденным бюджетом, а итоговый бюджет компании представлял собой набор электронных таблиц MS Excel, весьма сложный для дальнейшей консолидации. При этом руководители подразделения не имели возможность оперативно получать информацию об исполнении бюджета.
Текущая ситуация требовала поиска новых инструментов поддержки процесса бюджетирования, в который были бы вовлечены как удаленные филиалы, так и департаменты головного офиса. Для руководителей департаментов и филиалов была важна понятность и правильность расчета целевых показателей деятельности, нормативов затрат, прозрачность процедуры сбора бюджета, возможность видеть в реальном времени достижение запланированных показателей, осуществлять самостоятельное планирование закрепленных за ними статей и рассматривать не один, а несколько возможных вариантов плана.
Также выбранная информационная система должна была быть легко масштабируема в целях оперативного вовлечения новых филиалов и салонов продаж в бюджетный процесс.
Одной из самых важных задач было обеспечение оперативной консолидации планов, занимавшее много времени в работе экономического отдела и служившее источником постоянных ошибок и трений между Финансовым департаментом и держателями бюджетов – руководителями центров ответственности.
В качестве инструмента для решения этих задач была выбрана система Cognos EP от корпорации Cognos, мирового лидера в сфере программного обеспечения для управления эффективностью бизнеса (Corporate Performance management).
Для реализации проекта в качестве консультантов были приглашены команды Невской Консалтинговой Компании и Компании IBS. Группа питерских специалистов взяла на себя работы по постановке задач, внедрению и обучению. Консультанты IBS осуществляли технологическую поддержку внедрения.
Усилиями специалистов трех команд уже через девять недель после начала работ информационная финансовая модель была реализована в среде Cognos EP, и система была запущена в опытную эксплуатацию. Процесс формирования бюджета в новой системе начался сразу же после запуска в опытную эксплуатацию. Оставшееся до конца проекта время было посвящено отработке процедур сбора бюджетного факта и выполнения соответствующих настроек системы оперативного учета.
В результате проекта, созданная информационно-аналитическая система позволила компании кардинально сократить время на подготовку бюджета. Квартальный бюджет собирается за несколько дней, месячный - за один день. Информационная система полностью отражает финансовую структуру компании и все многообразие бюджетных форм, которые используются в ходе подготовки бюджета. Руководители подразделений в режиме реального времени имеют возможность видеть исполнение своего бюджета и своевременно вносить коррективы в текущую деятельность.
По итогам проекта компания существенно поменяла саму методологию бюджетного планирования, сделав ее ориентированной на те решения, которые приходится принимать менеджерам компании.
«Через два месяца после запуска электронной системы бюджетирования в промышленную эксплуатацию мы получили наивысшую рентабельность Компании по сравнению с лучшим показателем по предыдущему году. Мы видим объяснение в том, что мы начали точнее и детальнее планировать и принимать решения на основе качественно лучшей информации» – говорит Олег Муравицкий, руководитель проекта от компании Рембыттехника.
Информация о компаниях
Рембыттехника – динамично развивающаяся компания, осуществляющая продажи широкого ассортимента бытовой техники и электроники, доставку до покупателя, гарантийное и постгарантийное обслуживание и ремонт. Заняв лидирующее положение в Челябинске, компания проводит региональную экспансию и открывает филиалы в других городах Урала и Западной Сибири, постоянно повышая качество своих услуг.
IBS – лидер российского рынка консалтинга и информационных технологий. Компания предоставляет идеи, механизмы, инфраструктуру и ресурсы для роста и повышения эффективности деятельности своих клиентов за счет внедрения передовых управленческих и информационных технологий.
Клиенты по Cognos: СУЭК, Джекпот, Алина (Казахстан), Комстар, Джонсон & Джонсон, и многие другие.
Невская Консалтинговая Компания специализируется на управленческом консалтинге, в том числе постановке систем бюджетного планирования и контроля, экономическому моделированию, проектированию и внедрению автоматизированных решений для бюджетирования.
Клиенты по проектированию автоматизированных систем для бюджетирования: Ростелеком, Омская Химическая Компания, Северо-Западная Нерудная Компания.