Новая система позволила компании автоматизировать мониторинг сроков закрытия, определить и доработать «узкие места», а также повысить прозрачность процесса и уровень вовлеченности финансовых специалистов в бизнес-процессы. Масштабный проект внедрения был реализован в партнёрстве с компанией IBS в минимальные сроки, за 2,5 месяца.
На этапе внедрения специалисты финансового департамента «М.Видео-Эльдорадо» вместе с IBS проанализировали задачи всех пользователей и разработали детальный план шагов по закрытию периода – около 600 строчек. Его загрузка в SAP FCC позволила автоматизировать координацию действий участников финансового закрытия. Теперь каждый пользователь регулярно получает от системы уведомления, позволяющие вовремя выполнять свою задачу. Например, SAP FCC сообщает о том, что приближается период закрытия; что функционал пользователя деблокирован и может быть исполнен. Система также предупредит, если время, выделенное на каждый этап, подходит к концу или уже истекло, спросит, что привело к задержке, проинформирует линейного руководителя о невыполнении и его причинах.
Более того, централизованный мониторинг и анализ всех этапов закрытия – подготовка данных, расчётов, предоставление первичных документов для выполнения начислений и проводок – позволили выявить «узкие места» – задачи, которые вызывали затруднения у пользователей, тормозили процесс и влияли на дальнейшее сокращение сроков закрытия. Эти операции были доработаны, автоматизированы или упразднены. После успешного внедрения в бухгалтерской отчётности SAP FCC был масштабирован на ведение управленческой.
«Финансовый департамент в «М.Видео-Эльдорадо» претерпевает значительную трансформацию. Компания рассчитывает на совершенно новый уровень скорости предоставления информации и ее качества. Именно поэтому мы наращиваем экспертизу в аналитике, технологиях, применяем современные гибкие подходы к отчётности, бюджетированию, становимся стратегическим партнёром для разных департаментов, а не просто поддерживающей функцией. В этой связи автоматизация и централизация базовых функций, таких как закрытие отчётных периодов, позволяют компании быстрее и проще выполнять эти задачи, сокращать ручные операции и делать процесс более прозрачным. Финансовые специалисты больше вовлекаются и лучше понимают бизнес, а бизнес, в свою очередь, начинает думать, как финансы, оценивать перспективы и риски», – рассказал руководитель департамента учёта и отчётности Группы «М.Видео-Эльдорадо» Константин Шиян.
Проект внедрения SAP FCC реализовали в рекордно короткие сроки, уже через 2,5 месяца после старта в системе состоялось первое закрытие. Помимо проектирования, тестирования и реализации, команда провела обучение пользователей по работе с новым функционалом, причём как специалистов финансовых служб, так и сотрудников бизнес-подразделений, участвующих в процедуре закрытия. Всего в процессе заняты порядка 200 сотрудников Группы «М.Видео-Эльдорадо».
«Своевременный и эффективный мониторинг и контроль закрытия периода – одна из ключевых задач финансового отдела. Важно, чтобы процесс закрытия происходил в короткие сроки и с минимальным количеством ручных операций. Наше решение SAP FCC – надежный инструмент, который поддерживает планирование, автоматизацию, обработку, мониторинг и анализ задач финансового закрытия для организаций. IT-система позволяет учитывать опыт предыдущих закрытий, определять «узкие места» и оптимизировать отдельные процессы», – прокомментировал Андрей Горяйнов, заместитель генерального директора SAP CIS.
«Мы предложили лучшую экспертизу, что позволило качественно и в кратчайшие сроки реализовать проект. Важно отметить участие ключевых бизнес-пользователей «М.Видео-Эльдорадо» в проектировании решения, его тестировании и обучении, разработке детального шаблона плана закрытия, а также участие ИТ-специалистов в проработке технической реализации решения, интеграции с существующими системами SAP. Без этих факторов успех проекта был бы невозможен», – отметил Семён Данилов, директор департамента корпоративных решений IBS.
Компания IBS – ключевой технологический партнер лидеров российского бизнеса и государственных структур. Компания трансформирует технологические знания своей команды и понимание современной экономики в новые решения, помогающие клиентам повышать конкурентоспособность и достигать более высоких результатов в цифровую эпоху.
IBS решает сложные задачи в сфере стратегического развития ИТ-ресурсов организации и повышения эффективности процессов, а также оказывает услуги в области внедрения бизнес-приложений, управления данными и аналитики, системной интеграции, разработки программного обеспечения и уникальных заказных решений, тестирования, информационной безопасности и аутсорсинга.
IBS строит долгосрочные партнерства со своими клиентами, такими как Аэрофлот, Газпром, Газпромбанк, Росатом, Роснефть, Сбербанк, Сибур, Транснефть, Х5, Банк России, Министерство финансов России, Росавтодор, и многими другими, основываясь на выдающемся инженерном опыте, инновациях и глубокой отраслевой экспертизе. Клиентами IBS является большинство ведущих российских компаний*.
IBS является одной из ведущих ИТ-сервисных компаний России. По данным IDC, компания входит в топ-10 лидеров российского рынка по объему выручки, занимает ведущие позиции в консалтинге и кастомизации программного обеспечения, системной интеграции, а также в сфере хостинга ИТ-инфраструктуры**.
Группа М.Видео-Эльдорадо (ПАО «М.Видео») – крупнейшая российская розничная компания на рынке бытовой техники и электроники, объединяющая бренды «М.Видео» и «Эльдорадо». Совокупный годовой оборот компаний превышает 435 млрд рублей с НДС. Группа «М.Видео-Эльдорадо» – единственная российская компания в секторе розничной торговли электроникой, чьи акции обращаются на фондовом рынке. В настоящее время торговля акциями компании идет на крупнейшей российской биржевой площадке – Московской бирже (тикер: MVID).
По состоянию на 31 марта 2020 года Группа объединяет 514 магазинов под брендом «М.Видео», 504 магазинов под брендом «Эльдорадо» и 20 магазинов m_mobile в более чем 250 городах Российской Федерации. Торговая площадь магазинов Группы составляет 1 451 тыс. кв. м, общая площадь – 1 987 тыс. кв. м на 31 марта 2020 года.
*Речь идет о компаниях, занимающих первые 50 позиций в рейтинге «500 крупнейших по выручке компаний России» (РБК 500) по итогам 2017 года»
**Исследование IDC «Competitive Profiles and Analysis of Leading IT Services Players in Russia», 2017