Успешная эксплуатация системы бюджетирования начинается с закладки прочного фундамента — проработки методологии. О том, какие задачи нужно решить в первую очередь и какие особенности решения «1С:Управление холдингом» важно учесть, рассказывает ведущий аналитик отдела бюджетирования и финансового менеджмента компании IBS Елена Юрина.
Перед внедрением системы бюджетирования необходимо тщательно проработать методологию проекта: определить модель данных, бюджетную модель и логику бюджетного процесса. При этом важно учитывать возможности для дальнейшего развития, а не только текущие потребности. Попытка настроить систему «на ходу», без продуманной структуры может привести к сбоям в связях между бюджетными формами при внесении изменений в будущем.
В минимальный объем методологической проработки входят:
При этом полномасштабное проектирование системы бюджетирования должно раскрывать и вопросы финансовой ответственности, управления бюджетными лимитами, недопущения разрыва между долгосрочными целями и задачами оперативного контура, а также вопросы интеграции системы бюджетирования в процессы и общую бизнес-среду.
Рассмотрим основные объекты «1С:УХ», которые применяются в бюджетировании. Стоит отметить, что использование типовых возможностей позволяет снизить зависимость от ИТ-специалистов, а значит — затраты на поддержку системы.
Вид отчета (ВО) — это конструктор бюджетной формы, который определяет показатели, аналитики и формулы расчета. При этом отчетом в «1С:УХ» называется любая табличная форма, включая формы ввода и сбора данных, а не только итоговые бюджетные отчеты.
Аналитики могут быть представлены либо в столбцах, что более привычно для большинства экономистов, либо в строках. В последнем случае бюджетная форма будет более вытянутой по вертикали. Это может быть удобно, например, для более компактного отображения данных в многопериодном бланке. Однако число свободных аналитик в ВО не может быть больше шести, что необходимо учитывать при проектировании системы. Обойти это ограничение можно за счет грамотной организации нормативно-справочной информации. В отчетах есть ограничение по числу корневых свободных аналитик, но нет ограничений на вывод их реквизитов. Указав в отчете, к примеру, договор, вы автоматически определяете связанного с ним контрагента.
В этом и заключается задача проектирования модели данных системы бюджетирования — определить взаимосвязи между аналитиками таким образом, чтобы обеспечить минимизацию числа аналитик за счет увеличения их емкости.
Бланк отчета — пользовательский вариант экранной формы, который строится на базе ранее созданного ВО. Пользователи технически могут создавать в системе неограниченное количество бланков путем включения или исключения отдельных показателей и аналитик, но для реальной бюджетной кампании лучше определить конкретные форматы.
Возможны различные варианты соотношения видов отчетов и бланков, например:
Экземпляр отчета (ЭО) — бланк, заполненный данными за определенный период по конкретному сценарию. Именно ЭО является основным инструментом ввода, контроля и согласования данных в «1С:УХ».
Проектируя ВО, необходимо заранее определить индикативный объем данных, которые будут заполняться в структуре ЭО. Идеально, если в экземпляре в максимально полном варианте будет не более 1000 строк. Поэтому для стабильной работы системы рекомендуется при необходимости делить формы на несколько частей, особенно те, которые используются часто.
Но что делать, если бюджетную форму нельзя разделить на разные бланки без потери смысла? Проблемы с быстродействием, как правило, проявляются при открытии формы. Так что один из вариантов решения — вывод отчета со скрытыми аналитиками. При этом просмотр данных по аналитикам будет доступен путем раскрытия показателя.
Регламент подготовки отчетности (РПО) определяет виды отчетов, состав и структуру центров финансовой ответственности (ЦФО), участвующих в бюджетном процессе в рамках выбранного сценария и периода.
Состав участников РПО может варьироваться в зависимости от сценария. Например, в годовой бюджетной кампании могут участвовать все ЦФО. При формировании стратегической модели будет задействован только финансово-экономический блок, а при проведении адресных корректировок — лишь те ЦФО, чьи бюджеты подлежат изменению. То же самое касается и видов отчетов.
При работе с РПО можно столкнуться с двумя ограничениями. Первое касается производительности системы, особенно в крупных компаниях, где нужно учитывать сложную матрицу данных — пересечение ЦФО и заполняемых ими форм. Решить проблему можно за счет вынесения нижних уровней финансовой структуры в отдельную аналитику. Второе ограничение носит, скорее, организационный характер: если процесс по регламенту уже в работе, изменить его невозможно. Например, при изменении состава ЦФО или форм придется создать новый регламент и начать процесс заново. Однако это можно обойти: в «1С» можно работать с ЭО вне регламента. Достаточно вручную создать экземпляры, указав тот же сценарий и период. Тогда данные будут учтены в общей модели, и процесс можно продолжить без перезапуска.
Ключевым элементом системы бюджетирования является модель данных. Она служит связующим звеном между бизнес-требованиями и объектами «1С».
Модель данных позволяет формировать бюджетные формы на базе каталога показателей, аналитик и их атрибутов. Она также обеспечивает единообразное описание спецификаций для этих форм и включает контрольные процедуры, проверяющие данные на достаточность, неизбыточность и консистентность.
Разработку модели данных следует начинать еще на этапе сбора требований параллельно с бюджетной моделью, а затем постоянно адаптировать и развивать на протяжении всего жизненного цикла системы.
Основой модели данных служит матрица показателей и аналитик. В строках матрицы перечислены показатели бюджетной модели с указанием форм, в которых они применяются. В столбцах указаны коды аналитик. На пересечении строк и столбцов отображается информация о том, раскрывается ли в конкретной форме конкретный показатель по каждой из аналитик и в каком виде.
В модели данных также создаются мэппинги — таблицы, которые показывают, как объекты данных связаны внутри одной системы и между разными системами.
Правила настройки видов отчетов в «1С:УХ» определяются функциональными спецификациями.
Они представляют собой структурированные эскизы форм ввода, форм сбора данных и итоговых бюджетов с описанием алгоритмов их заполнения. Описание выполняется строго в нотации объектов модели данных, с применением легендирования. Это делает спецификации стандартизованными, хорошо читаемыми и для бизнес-заказчика, и для разработчиков системы.
Правила сбора факта — это описание порядка формирования фактических показателей по каждой статье бюджетного классификатора на основании данных, полученных из учетных систем.
Существует два подхода к сбору факта — транзакционный и трансформационный. Выбор зависит от того, какой удобнее с организационной точки зрения.
Транзакционный метод добавляет управленческие аналитики в бухгалтерский учет. Трансформационный метод, реализуемый в «1С:УХ», сначала собирает фактические данные из исходных систем, а затем преобразует их с помощью управленческих корректировок. Этот метод сложнее, но позволяет не вовлекать бухгалтерию и другие системы в работу с управленческими аналитиками — все преобразования происходят внутри системы бюджетирования.
При трансформационной модели сначала проводится анализ существующих источников данных. Далее составляется каталог трансформационных корректировок и спецификации на формы управленческой отчетности. Дополнительно могут быть предусмотрены правила обогащения данных, если в исходных данных выявлены функциональные дефициты. Важным элементом являются контрольные процедуры — проверки данных на корректность, сходимость, различные соотношения между собой и т.д.
Модель данных, бюджетная модель и методика сбора факта отвечают на вопрос «что мы хотим получить в фактическом или плановом сценарии». На вопрос «как это происходит» отвечает схема целевого процесса.
Для отображения процессов могут быть использованы различные нотации. Например, функциональные схемы, которые отражают действия по ролям участников. Они удобны тем, что сразу ориентированы на настройку ролевой системы в «1С».
При методологическом проектировании системы бюджетирования должны быть решены следующие задачи:
Важно стремиться к использованию типовой функциональности «1С:УХ». Кроме того, необходимо учитывать потенциальный объем данных в заполненных экземплярах отчетов и контролировать аналитичность показателей, участвующих в формах.
Все эти факторы помогут обеспечить устойчивую работу системы и минимизировать риск возникновения проблем в процессе эксплуатации.