Экономическая ситуация и специфика российского рынка диктуют новые требования к скорости и гибкости финансового и бизнес-планирования. Опытом решения этих задач в одном из крупнейших банков страны делится Тамара Савинова, руководитель направления отдела систем управления эффективностью IBS.
Ежегодный процесс бюджетирования остается болевой точкой для многих финансовых организаций. Данные подразделений сводятся вручную посредством операций в формате Excel, что влечет за собой как повышенную трудоемкость, так и ошибки из-за влияния человеческого фактора. Для банка, который является одним из лидеров национального финансового рынка, такая ситуация неприемлема, поскольку не обеспечивает потребности бизнеса в оперативности и качестве планирования.
Другим драйвером для выработки нового подхода к финансовому планированию оказались частые изменения требований регулятора. Настолько частые, что даже в рамках проекта пришлось несколько раз дорабатывать модель и расчеты под требования 214-ФЗ, компаундинг, учет различной периодичности и срочности выплат и процентов.
Кроме того, насущной для бизнеса стала задача обеспечения гибкости планирования, организационной и технологической способности при необходимости быстро трансформировать бюджеты и планы, корректировать их с новыми вводными данными в масштабах всей организации. На помощь банку пришел программный продукт «Планета.Бюджетирование», позволяющий централизовать процесс бизнес-планирования, сохранить работоспособность подразделений в решении их задач и вместе с тем консолидировать данные в интересах банка в целом.
На рынке представлено достаточное число ИТ-решений, направленных на цифровизацию планирования. В отличие от универсальных программных продуктов, в которые заложена базовая логика и которые решают общие для многих компаний задачи, «Планета.Бюджетирование» дает больше возможностей для индивидуализации и доработки системы под себя.
Проблематика финансового контура таких организаций носит системный характер и, как правило, включает:
Системы от различных вендоров и ИТ-поставщиков решают эти задачи по-разному, в зависимости от особенностей, заложенных в них в силу «генетики» продукта. В универсальных решениях не требуется предварительная обширная настройка, системой можно начать пользоваться в достаточно короткие сроки. Но в этом случае бизнес подстраивается под логику программного обеспечения, и если в продукте чего-то не хватает, то требуется доработка, а значит, дополнительные ресурсы.
В специализированных решениях, к которым относится «Планета.Бюджетирование», нет такой исходной логики, ее требуется прорабатывать от и до. В основу платформы помещены индустриальные шаблоны для ускорения проекта внедрения, однако благодаря конструктору автоматизации методологии все бюджетные методики и процессы выстраиваются с нуля на пользовательском уровне. Такая персонализация позволяет лучше учитывать интересы конкретного бизнеса, адаптировать программный продукт под его специфику.
В текущих сложных и переменчивых экономических реалиях для решения задач планирования и управления финансами требуется:
Принципы выстраивания этих процессов как единого взаимосвязанного комплекса заложены в основу систем бюджетирования, создаваемых на базе продукта «Планета.Бюджетирование».
Стратегия ИТ-решения заключается в фокусировке на системном цифровом управлении бизнесом. «Системное» означает работу на всех уровнях и для всех бизнес-единиц организации, с детализацией вплоть до отделов, с полной взаимосвязанностью бюджетных данных. «Цифровое» включает в себя оцифрованные операционные, продуктовые и клиентские метрики, а также нефинансовые KPI. «Управление» охватывает полный цикл бюджетного процесса: планирование, прогнозирование, контроль исполнения, анализ причин, поиск узких мест и возможностей, корректировку.
Концепция платформы «Планета.Бюджетирование» отталкивается от этой стратегии и основывается на понимании и регламентации задач бизнес-пользователей.
Для финансового директора к таковым относятся контроль за расходами, планирование потребности в оборотном капитале, финансовое планирование, анализ устойчивости и ликвидности, анализ экономической эффективности, анализ капитальных вложений.
Руководителям бизнес-единиц и операционным менеджерам важна функциональность годового бизнес-планирования, контроля за исполнением, прогнозирования, анализа эффективности и поиска узких мест и решений проблем.
Бюджетный комитет нацелен на формирование и согласование планов на уровне подразделений, а также на мониторинг выполнения бюджета, внесение корректировок и прогнозирование расходов и доходов.
Аналитики и методологи по управленческому учету и эффективности занимаются сбором, обработкой и анализом данных для подготовки бюджетов и планов, разработкой и мониторингом ключевых показателей эффективности.
Исходя из стандартизации бизнес-задач, заложенной в основу платформы, «Планета.Бюджетирование» содержит следующие функциональные блоки:
Проект был направлен на создание в банке современной автоматизированной системы финансового планирования для Центра проектного финансирования и направления государственно-частного партнерства.
В тесном взаимодействии с клиентом были определены цели: автоматизация планирования с детализацией до уровня сделок, создание единого источника данных для финансовых планов, внедрение инструментов контроля и валидации на всех этапах, интеграция с другими системами банка.
Ключевыми задачами проектной команды стали разработка модели данных для планирования, настройка ролевой модели и процессов согласования, загрузка справочников и фактических данных из внешних систем и из Excel. Прежде всего во многом пришлось пересмотреть существующие алгоритмы и процессы, которые специалисты банка вели в Excel. При этом работы по проектированию и реализации тесно переплетались, так как процесс внедрения содержал в себе элементы agile-подхода: сделали — продемонстрировали — получили замечания, новые идеи и вводные — скорректировали и двинулись дальше.
Эксперты IBS провели анализ справочников и массива фактических данных, смоделировали и подготовили исходные данные и потоки загрузки. Фактор, который был принят во внимание, — различная гранулярность данных (месяц, квартал, год).
За этим последовал этап разработки алгоритмов для автоматического формирования финансового плана по загруженным фактическим данным с учетом горизонта планирования (до 12 месяцев, до пяти кварталов, до пяти лет), версионности данных и распределенности финансовых планов по организационным уровням.
Далее были спроектированы и внедрены механизмы корректировки финансового плана — корректировка фактических сделок и внесение новых сделок. Результатом стали более пяти типов различных форм для корректировки в зависимости от статьи управленческого учета и портфеля. На следующем этапе проектная команда создала пользовательский интерфейс: панели для управления загрузкой и обновлением справочников и данных, панели для анализа данных в различной детализации и ракурсах (по клиентам, сделкам, портфелям, валютам, типам сделок и т. п.). Итог этой работы — более десяти ракурсов внесения корректировок и новых сделок.
Интерфейс новой системы приближен к дизайну используемых в банке ИТ-решений, чтобы она визуально встроилась в корпоративный ИТ-ландшафт и была привычной и комфортной в эксплуатации. Этот фактор напрямую повлиял на скорость освоения системы, ее принятие пользователями и высокую эффективность использования с первых же дней работы.
Автоматизированная система бизнес-планирования интегрирована с пятью другими системами банка. После запуска в эксплуатацию в ней обрабатывается около миллиона записей за один цикл финансового планирования.
Рассмотрим конкретные инструменты платформы «Планета.Бюджетирование», которые были применены для решения актуальных задач проекта.
Существенной проблемой оказался детальный процесс согласования, требующий решения на каждом организационном уровне. Чтобы устранить ее, был сделан акцент на настройку и отладку процесса согласования на уровне центра планирования, с последующей доработкой для подразделений и филиалов.
Второй сложностью стала необходимость работы с «сырыми» фактическими данными и выработка подходов по их корректировке на стороне системы планирования. Нашими приоритетами в этом случае были жесткая типизация ошибок исходных данных и формирование отчетов по типам недостоверных данных для анализа качества загруженных данных и оценки количества ошибок. В качестве компромиссного решения в систему была заложена возможность массовой правки.
Третья сложность — вариативность гранулярности и горизонта планирования, равно как и неготовность исходных систем предоставлять данные в соответствующей детализации. Здесь был найден компромисс в виде базовой структуры финансового плана: пять кварталов с гранулярностью в квартал.
Подход на основе выработки приоритетов и компромиссов позволил преодолеть сложности и добиться оптимальных решений в интересах банка.
Реализация проекта принесла банку существенные выгоды. Прежде всего, планирование стало сферой полноценного цифрового управления бизнесом. Банк перешел от рискованных и трудоемких ручных работ к прозрачному и автоматизированному финансовому процессу полного цикла с высокой точностью информации.
Интеграция с источниками данных организована не по факту «закрытия периода», а в более гибком режиме. Если подписание крупного контракта, который, условно говоря, даст 20% выручки, произойдет в ходе кампании по планированию, это будет учтено при формировании финансового плана. Онлайн-расчет показателей позволяет учитывать влияние каждой корректировки сделки или внесение новой на любом организационном уровне и этапе процесса. Такой подход дает совершенно иной уровень оперативности и качества принимаемых управленческих решений.
Достигнута масштабируемость финансовой информации с максимальным уровнем детализации до сделки (тогда как во многих компаниях финансовое планирование ведется на уровне портфелей). Система гарантирует прослеживаемость цифр от исходных до финально согласованных, и теперь не требуется, как случалось прежде, вносить весомые корректировки перед подписанием финплана у руководства — все данные достоверны и однозначны. Регламент согласования и ролевая модель позволяют последовательно и четко вести планирование и согласование на различных уровнях. Сводные показатели каждой версии финансового плана отображаются посредством персонифицированных интерактивных отчетов в дашбордах пользователей.
Все это сделано с помощью отечественного продукта, обеспечивающего технологический суверенитет, совместимость с российскими операционными системами, соответствие требованиям безопасности и требованиям по предоставлению отчетности для государственных органов, а также надежную поддержку независимо от изменения условий внешней среды, в которых функционирует банк.
Еще один значимый результат проекта — в продуктовой линейке IBS появилось новое программное решение «Планета.Финансовое планирование». Оно объединило точное понимание консультантами актуальных задач бизнеса в условиях турбулентности и частых регуляторных изменений с экспертизой и опытом, наработанными в ходе проекта. Тот непростой путь, который команда IBS прошла в сотрудничестве с одним из крупнейших банков страны, для других банков и предприятий станет короче и комфортнее.