График закрытия отчетного периода и подготовки отчетности состоит из большого количества разнородных операций, выполняемых различными подразделениями и участниками. Все шаги необходимо выполнять строго в установленные сроки. Просрочка одной задачи может повлиять на весь график закрытия периода, поэтому высок риск срыва сроков закрытия. Для предупреждения подобных ситуаций требуется «держать руку на пульсе» и немедленно реагировать на любые отклонения от графика. Ранее для отслеживания статуса задач закрытия сотрудники ЕЦФО (Единый Центр Финансовой Отчетности) использовали такие средства коммуникации, как телефон, рабочая почта, личное общение. Итоговый статус закрытия сводили в электронной таблице Excel по всем территориально-распределенным бизнес-единицам. Такой подход требовал дополнительных усилий на коммуникации между всеми участниками процесса закрытия. Группа ЕЦФО является куратором шагов закрытия всех участников процесса, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников группы ЕЦФО. Поэтому было принято решение об автоматизации графика закрытия периода в с помощью продукта SAP Financial Closing Cockpit AddOn 2.0.
Для внедрения продукта была приглашена компания IBS, обладающая опытом внедрения этого продукта в России. Внедрение было завершено в кратчайшие сроки – менее чем за два месяца система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. В конце 2015 года и начале 2016 года в режиме опытно-промышленной эксплуатации было проведено два закрытия периода (годовое закрытие и закрытие первого месяца). В настоящее время решение передано в промышленную эксплуатацию. В объем проекта вошли 10 балансовых единиц, общее количество участников закрытия составляет около 250-ти, срок закрытия отчетного периода составляет 3 дня.
Светлана Тихонова, менеджер ЕЦФО от Efes Rus, считает: «Благодаря внедренному решению руководство компании получило возможность мониторинга и контроля статусов шагов закрытия, анализа просрочек по задачам. Сотрудники ЕЦФО получили инструмент централизованного планирования и отслеживания статусов задач. Участники закрытия в ходе данного процесса получают уведомления по электронной почте (о сроках завершения задач, о выполнении предшествующей задачи и т.д.) и своевременно реагируют на возникающие проблемы закрытия, что стало возможным с внедрением данного проекта. В результате проекта снизилась вероятность нарушения сроков закрытия и предоставления отчетности, снизилась нагрузка на всех участников закрытия и существенно сократилась переписка и созвоны, появилась возможность учесть опыт предыдущих циклов закрытия, сформировалось понимание и ответственность исполнителей и их руководителей к процессу закрытия как к единому и целостному процессу компании».
Алексей Калюжин, руководитель проекта от Efes Rus, отмечает: «Цель любой компании сейчас (в условиях экономического кризиса) – повысить финансовую дисциплину, снизить непроизводительную нагрузку на персонал и, соответственно, сократить издержки. Быстро внедряемые и эффективные продукты сейчас как никогда актуальны. Благодаря максимальному вовлечению и слаженной работе участников в проекте, а также опыту и профессионализму нашего партнера – компании IBS – нам удалось выполнить внедрение быстро и с минимальными затратами, получив ощутимую отдачу от внедрения практически сразу же».
«Компания IBS с учетом имеющего опыта внедрения данного продукта предложила оптимальное решение для компании Efes Rus, – комментирует результаты проекта Иван Жилин, архитектор проекта от компании IBS. – Дополнительно был разработан аналитический отчет по статусам шагов закрытия с функцией расчета фактических и прогнозных отклонений от плановых сроков. Всё это даёт возможность руководству компании анализировать риски и оптимизировать процедуру закрытия. Мы уверены, что наш опыт будет востребован для повышения эффективности процесса закрытия и в других компаниях, поскольку это актуально в текущих экономических условиях».
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА НАШИ СТРАНИЦЫ.
МЫ ЕСТЬ В ВКОНТАКТЕ, TELEGRAM, HABR и VC.RU.
Справочная информация
Efes Rus – одна из ведущих пивоваренных компаний на российском рынке, подразделение международной компании Anadolu Efes. В состав Efes Rus входят 1 солодовенный комплекс и 6 пивоваренных заводов в различных регионах страны. Портфель компании постоянно пополняется, и сегодня в нем есть такие известные бренды, как «Старый Мельник», «Белый Медведь», «Золотая Бочка», «387. Особая варка», Efes Pilsener, Miller Genuine Draft, Velkopopovicky Kozel, Bavaria, AmberWeiss, Gold mine Beer, Redd’s, Grolsch, Pilsner Urquell, Peroni Nasto Azzurro, Zwei Meister, Essa и ряд популярных региональных марок.
Компания IBS – крупный российский разработчик сложных ИТ-решений. Основана в 1992 году. Компания трансформирует технологические знания своей команды и понимание трендов ИТ-индустрии в новые идеи, помогающие клиентам повышать конкурентоспособность и достигать более высоких результатов.
IBS предоставляет услуги в области системной интеграции, внедрения бизнес-приложений, проектирования и построения ИТ-инфраструктуры, разработки программного обеспечения, создания систем сбора и анализа больших данных, аутсорсинга. Компания создает для своих заказчиков уникальные заказные решения на базе промышленных ИТ-платформ, а также продает собственные продукты в области инфраструктуры (гиперконвергентная платформа Скала-Р), бизнес-приложений (системы управления активами и бизнес-аналитики), облачных сервисов, ИТ-аутсорсинга и аутсорсинга бизнес-процессов.
IBS строит долгосрочные партнерства со своими клиентами основываясь на выдающемся инженерном опыте, инновациях и глубокой отраслевой экспертизе. Компания специализируется на ИТ-проектах в нефтегазовой, машиностроительной, финансовой отраслях, энергетике, рознице и других секторах. Клиентами IBS являются 37 из 50 крупнейших российских компаний.
Основной офис компании IBS расположен в Москве, офисы разработки и обслуживания клиентов – в Перми, Ульяновске, Пензе.
За дополнительной информацией и комментариями о проекте обращайтесь в пресс-службу IBS: (495) 9678080 и pressa@ibs.ru.