Корпоративная система словарей и справочников

Задачи

В 2003 году в ОАО «ЛУКОЙЛ» велись работы по внедрению интегрированной системы управления ОАО «ЛУКОЙЛ» на базе SAP R/3, следовательно  возникла необходимостью решения проблем, возникающих при ведении и использовании справочной информации в информационных системах, а также при использовании этой справочной информации сотрудниками компании. В ходе проведения системно-аналитического обследования были уточнены и формализованы следующие группы проблем:

• увеличенные трудозатраты вследствие дублирования работ по ведению однотипных справочников в различных информационных системах;
• существенные потери времени при согласовании и проверке соответствия справочных данных, вводимых в информационные системы;
• высокие трудозатраты на подготовку оперативной и итоговой, в т.ч. сводной отчетности по различным аспектам деятельности компании;
• увеличение материальных затрат на закупку лицензий рабочих мест для доступа к справочной информации в информационных системах (например SAP R/3).

Принимая во внимание большое число разнородных информационных систем и справочников в ОАО «ЛУКОЙЛ»,  позволяло утверждать, что решение выявленных проблем позволит уменьшить расходы на организацию информационного взаимодействия между подразделениями компании и будет способствовать получению дополнительных доходов за счет организации единого справочно-информационного пространства компании.

Решение

Механизмом, позволяющим решить перечисленные проблемы или свести их к минимуму, явилась Корпоративная система словарей и справочников (КССС) или, как ее еще называют, система управления нормативно-справочной информации (НСИ). Построение такой системы позволяет создать единое справочно-информационное пространство и обеспечивает:

• оптимальное сочетание централизованной и распределенной схем ведения и использования нормативно-справочной информации;
• эффективное централизованное управление ведением и использованием нормативно-справочной информации (в частности, централизованный контроль, анализ и администрирование словарей и справочников Компании);
• автоматизированное информационное взаимодействие распределенных компонентов интегрированной системы управления Компании;
• единые методологии и регламенты ведения и использования НСИ.

Данный проект по внедрению КССС рассчитан на 2 года и разбит на три этапа.

На первом этапе специалистами компании IBS был проведен анализ бизнес-процессов ведения и использования НСИ в компании заказчика, выполнены работы по созданию ядра КССС, разработан ряд справочников (Контрагенты, Материалы, Банки и др.) и методологические основы функционирования КССС (регламентная документация). Наряду с этим в рамках первого этапа была организована интеграция с SAP R/3 и системой KERNEL (Пермь).

На втором этапе была проведена работа по созданию на основе уже имевшихся справочных данных еще 18 справочников. Это позволило осуществить интеграцию  данных для различных информационных систем управления, что обеспечивало оперативное формирование единой корпоративной отчетности (в Москве и регионах).

Результаты внедрения

Результатом внедрения КССС ЛУКОЙЛ стали:

• обеспечение интеграции информационных систем на уровне справочных данных;
• использование единых кодов НСИ для обеспечения автоматизации сбора и анализа корпоративной отчетности;
• повышение качества и достоверности НСИ за счет устранения дублирования справочных данных;
• оптимизации регламентов ведения НСИ:
  • сокращения рутинных операций;
  • выделения ответственных за ведение справочников в соответствующих функциональных подразделениях.

Подобные результаты обеспечили предпосылки для выполнения работ по третьему этапу, который предполагает комплексное развитие КССС, включающее в себя следующие шаги:

• придание КССС статуса эталонной системы ведения НСИ в Группе ЛУКОЙЛ;
• развитие сервисов КССС;
• интеграция с внутренними и внешними по отношению к ЛУКОЙЛ информационными системами (более 100 предприятий).

Мнения участников проекта

Михаил Шнайдерман, начальник управления информационных технологий и систем: «Правильность решения о создании КССС еще раз была подтверждена результатами, которые мы получили. Во-первых, мы получили экономию вследствие сохранения предыдущих инвестиций в ИТ. Мы  не стали менять системы, а объединили их и создали единый стандарт ввода данных в справочники. Во-вторых, это позволило оперативно получать консолидированную отчетность по компании в целом, что дает возможность руководству компании принимать обоснованные решения. В-третьих, это экономия финансовых человеческих и иных ресурсов компании за счет эффективного учета и оптимизации бизнес-процесса по ведению КССС».

Алексей Севастьянов, директор отделения тиражируемых решений ДИР IBS, руководитель проекта создания КССС: «Использование в качестве платформы КССС интеграционного сервера позволило реализовать очень гибкие механизмы ведения и гарантированного распространения НСИ в среде разнородных информационных систем. Это дало возможность оперативно интегрировать с КССС  различные приложения заказчика вне зависимости от их программно-аппаратной платформы и расположения. Что является очень важным, учитывая географическую распределенность предприятий ЛУКОЙЛ».

Технологии успеха

Для создания Корпоративной системы словарей и справочников были использованы системные компоненты на базе сетевых продуктов Microsoft функционирующие под операционной системой MS Windows 2000 Server:

• MS SharePoint Portal Server – предназначен для организации подготовки контента, а также обеспечение его публикации в среде Интернет/Интранет;
• MS SQL Server – предназначен для управления реляционной базой данных;
• MS BizTalk Server – предназначен для интеграции различных компонентов путем управления обмена сообщениями, а также для обеспечения преобразования форматов сообщений и их гарантированную доставку получателям.