После ухода из России немецкого производителя программного обеспечения SAP его российские клиенты перестали получать полноценные пакеты обновлений под изменения законодательства. В этой ситуации часть компаний начала постепенный переход на отечественное ПО, в частности на 1С. Но многие, обладая бессрочными лицензиями, продолжают актуализировать SAP уже без вендора — либо силами своей команды, либо с помощью ИТ-сервисных компаний. Эксперты IBS — руководитель группы центра компетенций HR Владимир Шипилов и руководитель группы центра «Финансы» Алексей Карамавров — рассказывают, как обеспечить поддержку систем без вендора.
На данный момент на рынке существует несколько подходов к предоставлению поддержки систем по изменениям законодательства, но самыми распространенными являются два из них.
Наиболее распространенной является реализация изменений в рамках отдельного обращения от заказчика. В этом случае мониторинг изменений законодательства, их влияния на бизнес-процессы выполняется специалистами заказчика, после чего запрос на реализацию изменений в системе направляется подрядчикам, предоставляющим услуги аутсорсинга.
При данном подходе существенным является риск того, что необходимые изменения не будут реализованы к назначенному сроку (дате вступления изменений в силу либо сроку сдачи отчетности), поскольку они могут быть не выявлены вовремя и/или при обращении к подрядчику у него не будет свободных ресурсов.
Второй подход заключается в том, что внесение изменений законодательства предоставляется заказчику как отдельная услуга. В этом случае мониторинг изменений, анализ их применимости к конкретному заказчику выполняется подрядчиком.
Еще один менее распространенный вариант — предоставление пакетов под изменения законодательства. Но тут надо учитывать, что пакеты выпускаются под эталонную систему и в случае сильной кастомизации ПО заказчику все равно придется дорабатывать их либо силами подрядчика, либо с помощью собственных сотрудников.
Компании-подрядчики могут взять на себя не только внедрение изменений, но и их ежедневный мониторинг. Пользователи такой услуги будут оперативно получать информацию обо всех законодательных нововведениях, касающихся текущих бизнес-процессов, а также анализ, насколько то или иное изменение необходимо именно им. Информация может предоставляться планово в виде ежемесячного отчета либо в срочном порядке. Причем в рамках такой услуги могут отслеживаться не только уже принятые нормативные акты, но и те проекты, которые только вносятся в Госдуму или предлагаются министерствами. Это позволяет на раннем этапе запланировать необходимые изменения и купировать возможные риски.
Компании-подрядчики предлагают готовое рабочее решение и его адаптацию под специфику системы конкретной компании со всеми ее модификациями, как в случае работы по запросу, так и при внедрении изменений «под ключ» (но исключая покупку пакетов обновлений под эталонную систему). В этом отношении их услуги выгодно выделяются даже на фоне вендора, направлявшего пакет обновлений под эталонную систему, который затем приходилось адаптировать внутренней команде компании. Аутсорсинговый партнер сам внедрит изменения, независимо от состояния системы, и гарантирует ее работоспособность, не привлекая дополнительные ресурсы со стороны заказчика.
Стоимость пакета адаптаций от подрядчика выходит примерно в 2 раза дешевле в случае тиража от 5 заказчиков, чем затраты на него при реализации своими силами.
Кроме того, у внутренней команды может быть недостаточно ресурсов для полноценного отслеживания всех законодательных изменений и адаптации к ним корпоративной системы. Они могут успешно заниматься поддержкой системы, но сделать с нуля крупное изменение — уже проблематично. К тому же если в HR изменения происходят в течение всего года (в среднем 9-10 изменений), то в финансовом блоке ситуация еще сложнее. В финансах большая часть крупных изменений приходится на конец года. Поэтому сотрудники только под эти задачи нужны лишь ограниченное время, но для значительного объема работы. Держать внутри компании дополнительные ресурсы для этого весь год нерационально, а срочно найти ресурсы как на рынке, так и внутри компании в период высокого спроса в конце года затруднительно. Аутсорсинговый партнер заранее готовится к срочному внесению больших изменений, поэтому у него всегда есть сотрудники для максимально быстрого внедрения обновлений. При этом проблем с их простоем не возникает из-за задействования в других проектах.
Если не обновлять корпоративную систему на регулярной основе, то с каждым изменением законодательства начнет расти объем ручной работы. За один календарный год система может полностью деградировать, потому что за этот срок обновляются практически все формы отчетов.
Однако на российском рынке есть компании, которые уже более десяти лет живут без поддержки вендора. Они отказались от нее еще до официального ухода SAP из страны. Их опыт свидетельствует о том, что грамотная поддержка системы позволяет использовать SAP без вендора долгие годы. Но в этом случае нужны квалифицированные специалисты, в том числе уровня ИТ-архитекторов. Важно, чтобы все новые решения корректно встраивались в общую архитектуру системы.
Среди российских пользователей можно отметить несколько тенденций по работе с законодательными изменениями. Крупным отечественным компаниям, у которых сильно кастомизированная система управления предприятием и жесткие требования по безопасности, удобнее для этих задач держать внутреннюю ИТ-команду. В иной ситуации оказываются подразделения крупных международных компаний, продолжающие вести бизнес в РФ. Многие из них столкнулись с отказом глобальной команды поддержки сопровождать их. Таким компаниям, наоборот, выгоднее обращаться к ИТ-сервисным компаниям.
Помощь аутсорсинговых партнеров в поддержке и развитии законодательных изменений позволяет бизнесу минимизировать риски и избежать штрафных санкций. Компания может заниматься своей непосредственной деятельностью, не тратя время и ресурсы на отслеживание законопроектов, внедрение обновлений и исправление возникающих в системе ошибок.