С начала вспышки коронавирусной инфекции значительная часть компаний приоритизировала свое отношение к здоровью и безопасности собственных сотрудников. Одной из них стала «М.Видео», которая в условиях пандемии с помощью IBS всего за три месяца запустила сервис подачи электронных листков нетрудоспособности.
«М.Видео» — одна из крупнейших российских розничных сетей в секторе торговли электроникой. Она объединяет более 1000 магазинов по всей России, а в ее распределенном штате работает около 30 тысяч сотрудников.
В конце 2019 года значительная часть HR-сервисов «М.Видео» была размещена на корпоративном портале. Однако по-прежнему одной из наиболее «чувствительных зон» оставалось оформление выплаты по больничному листу. Для ее получения сотрудник компании должен был, как и раньше, прийти с бумажным больничным в кадровый отдел, передать его специалисту и затем, после проверки и обработки документа, дождаться начисления на банковскую карту.
Задача
Чтобы автоматизировать прием электронных больничных и функции расчетов, руководство «М.Видео» запланировало на лето 2020 года разработку нового сервиса на корпоративном портале. По замыслу, с его помощью любой сотрудник мог быстро и просто получить оплату по номеру электронного листка нетрудоспособности. Запрос автоматически должен был пересылаться в Фонд социального страхования (ФСС), а данные из ФСС — загружаться в систему SAP HR и передаваться в бухгалтерию для начисления средств.
В марте 2020 года стало понятно, что в ближайшие месяцы количество листков временной нетрудоспособности может возрасти. Кроме того, в условиях удаленной работы поездки сотрудников в офис для передачи больничного несут дополнительный риск. Компания должна была срочно придумать, как обеспечить безопасное взаимодействие работников, сделать передачу листков оперативной и бесконтактной, а выплаты — своевременными.
В этом же месяце руководство «М.Видео» принимает решение о немедленной разработке сервиса и введении его в эксплуатацию. В контексте ограничительных мер, связанных с пандемией, его значение возрастало многократно. Реализацию задачи поручают объединенной команде IBS и «М.Видео».
Решение
«Главным вызовом проекта стала необходимость реализовать его в сжатые сроки. Наша команда предложила создать систему автоматизации учета и расчета больничных листков в SAP HCM. Она интегрируется с корпоративным порталом для приема больничных, а также позволяет передавать данные в ФСС посредством интеграции через криптошлюз с порталом Фонда. В результате мы справились с поставленной «М.Видео» задачей за три месяца — стадия опытно-промышленной эксплуатации портала стартовала уже в середине июля», — рассказывает руководитель проекта в IBS Дмитрий Митюшкин.
Работа с сервисом интуитивно понятна. Заболевший сотрудник оформляет электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) в медицинском учреждении и вводит его номер на портале. Если от Фонда получен успешный ответ, статус заявки на портале меняется на «Получен ответ от ФСС». Данные по листку поступают в систему SAP HR в виде файла в XML-формате.
На основании поступивших данных в системе автоматически создается запись об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Успешно загруженные и обработанные больничные имеют статус «Готовы к расчету», отражаются в системе и учитываются, когда запускается расчет заработной платы.
Чтобы рассчитать сумму начисления по листку, бухгалтер запускает транзакцию «Расчет ЭЛН», разработанную специалистами IBS в ходе проекта. Она выполняет моделирование расчета зарплаты, определяет средний заработок, все остальные расчетные параметры ЭЛН (стаж, базу для расчета, прочие условия), а затем записывает данные в хранилище.
Архитектор проекта IBS Вадим Мальгин: «По завершении расчетов ответственный бухгалтер через «Монитор ЭЛН» формирует реестр электронного листка с кадровыми, а также расчетными данными, после чего отправляет его в Фонд. Нажатием кнопки «Отправить реестр в ФСС» формируется файл, который направляется в криптошлюз. В нем выполняется шифрование данных. Файл преобразуется в необходимый формат SOAP-сообщения, подписывается электронной цифровой подписью и отправляется на сервер Фонда. Может, звучит сложно, но на деле все работает очень быстро и просто. С этим легко справляются сотрудники бухгалтерии компании «М.Видео».
Результат
После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию портал активно и успешно используется. К счастью, общие опасения по значительному росту заболеваний в связи с пандемией не оправдались. Число электронных больничных, которые в настоящее время обрабатываются с помощью корпоративного портала, не превышает прежних показателей. В день поступает порядка 95 обращений, при этом критических сбоев системы или серьезных замечаний со стороны пользователей нет.
Система, которую специалисты IBS разработали в рамках проекта «М.Видео», позволила упростить обработку и учет электронных листков нетрудоспособности.
Автоматизированный процесс:
 |
Позволяет сократить ручной труд |
|
Уменьшает число ошибок ручного ввода |
|
Обеспечивает автоматическую интеграцию с серверами Фонда социального страхования |
Гульназ Ивакина, руководитель проекта в «М.Видео»: «Сервис по обработке ЭЛН решает для нас сразу несколько проблем. Во-первых, он позволяет масштабировать процесс на большое число сотрудников без дополнительных расходов на персонал. С его помощью мы уменьшаем количество ручных операций и разгружаем специалистов. Во-вторых, теперь мы уверены в безопасности наших сотрудников даже в условиях пандемии».
Директор сегментов ТНП, ритейл и сельское хозяйство в IBS Юрий Пересторонин: «Среди самых ощутимых преимуществ создания подобного сервиса для ритейла — безусловно, автоматизация, сокращение ручных операций, времени загрузки сотрудников и экономия ресурсного планирования внутреннего штата. Возможно, игрокам рынка стоит присмотреться к автоматизации документооборота, связанного с кадровым администрированием. Это не только об экономии ресурсов, но и о безопасности, заботе и лояльности».
